Näin selätät työelämän suurimman aikasyöpön




Kansallinen kokousbarometri 2015 tutki kuinka me suomalaiset käytämme aikaamme neuvotteluissa, mikä toimii ja mikä ei. Tutkimukseen osallistui 578 vastaajaa 21 organisaatiosta. Barometrin tulokset ovat pysäyttäviä ja tässä listattuna pähkinänkuoressa löydökset:

Selvitykseen osallistuneiden keskimääräinen kokousviikko:

  • 7 eri kokousta
  • 9,5 h kokouksissa
  • 6 h muu kokouksiin kuluva aika, kuten valmistelu ja jälkitoimenpiteet
  • 6 henkilöä per kokous
  • 70 % organisaation sisäisiä kokouksia
  • 25 % kokouksista voitaisiin vastaajien mukaan hoitaa ilman kokousta
  • 40 % kokouksista koettiin tehottomiksi
  • 1h 22min kokouksen keskimääräinen kesto
  • 17 min/kokous hukataan yleiseen huonoon laatuun, tilan etsimiseen tai toimimattomiin kokoustyökaluihin

Pelkästään karsimalla tuhat 25% kokouksista ja karsimalla kokouksissa hukkaan heitetty 17min jokaisen työntekijän työaikaa voitaisiin vapauttaa 5h 22min.

Kokouksissa hukattu 5h 22min työaikaa maksaa 100 hengen organisaatiossa 0,75-1,25 miljoonaa euroa vuodessa

Kuinka kohti parempia palavereita?

  • Tunnistetaan organisaation palavereiden nykytila ja tehostuspotentiaali kokoustilojen, kokouskäytäntöjen sekä kokoustyökalujen osalta.
  • Ryhdytään kehittämään tunnistettuja palavereiden kipupisteitä, kolmesta eri kulmasta. Kokoustilat, kokouskäytännöt sekä kokoustyökalut.
  • Ryhdytään systemaattisesti mittaamaan ja tiedolla johtamaan muutosta kokousten laadussa, kokousten määrässä sekä kokousten keskimääräisessä kestossa.
  • Kohdistetaan vapautunut työaika tuottavaan työskentelyyn.

Asettamalla muutokselle selkeät jatkuvasti seurattavat mittarit voidaan tietoa hyödyntäen osoittaa muutoksen vaikuttavuus ja organisaation saama hyöty. Esimerkiksi jos onnistumme lyhentämään keskimääräistä neuvottelun kestoa yleisesti hukatulla 17 minuutilla säästöä/työntekijä kertyy 2 tuntia/työviikko. Jos lisäksi karsitaan turhat 25% kokouksista, työaikaa säästyy lisää 3h 53min. Näillä muutoksilla 100 hengen organisaatio voi säästää 0,75-1,25 miljoonaa euroa mikäli vapautunut työaika onnistutaan kohdentamaan tuottavaan työhön.

Taitori Reserve tarjoaa työkalut ja näkymän muutoksen johtamiseen ja muutoksen vaikuttavuuden seuraamiseen

Taitori Reserven älykkäät ovenpielinäytöt, IoT-tilasensorit sekä Reserve pilvipalvelu mittaavat todellista neuvottelun kestoa. Reserve mittaa myös organisaation neuvotteluiden kokonaismäärää sekä laatua.

Raporttien ja sensoridatan avulla voidaan seurata neuvotteluiden kestoa, neuvotteluiden kokonaismäärää ja tarkastella kerätyn datan avulla muutoksen vaikuttavuutta.

Älykkäiden ovenpielinäyttöjen sekä mobiilihallinnan kautta ryhdytään keräämään palautetta neuvotteluiden yleisestä laatutasosta. Datan pohjalta ryhdytään seuraamaan ja johtamaan neuvotteluiden laatua ja tunnistetaan esimerkiksi kokonaan turhat neuvottelut.

Helpotetaan ja nopeutetaan neuvottelutilan löytymistä älykkäällä tilanvarauspalvelulla, ovenpielinäytöillä sekä tilojen varauksella millä tahansa mobiililaitteella.

Perttu on Taitorin myynti- ja markkinointijohtaja.

Share