Toimitilojen trendit 2017 – Anna Martevo




Taitori Oy toteutti vuoden 2016 lopulla kyselyn, jonka tarkoituksena oli avata työn murroksen vaikutuksia toimitilojen näkökulmasta.

Tällä kertaa vastausvuorossa Anna Martevo. Annan esittelee itsensä näin:

”Workplace enthusiast with passion for people and culture. Loves to make things work and people happy!”

1. Anna, kuinka toimitilat ovat muuttuneet viimeisen kahden vuoden aikana ja mikä on syy tähän muutokseen?

Suurin muutos on tullut työmarkkinoiden kehityksen ja digitalisaation myötä. Työvälineiden tuomien mahdollisuuksien ansioista emme ole samalla tavalla sidoksissa fyysiseen tilaan vaan töitä voidaan tehdä esim kahvilasta (tämä koskee nimenomaan tietotyöläisiä). Täten perinteinen käsitys toimitiloista niiden fyysisessä olomuodossa on muuttunut ja odotukset sekä vaatimukset niitä kohtaan ovat jatkuvassa muutostilassa.

Tilasuunnittelua tehdään henkilöstö edellä sekä entistä enemmän osallistaen. Päätöksiä ei nykyään voida tehdä vain johdon tai investointien näkökulmasta vaan nykyajan työntekijä odottaa, että tiloja kehitetään yhdessä käyttäjien kanssa. Ja tämähän on juuri oikea tapa, kuitenkin muutoksia tehdään nimenomaan henkilöstöä varten, ihmiset edellä.

Toimitilat elävät mukana samassa työelämän murroksessa, ja ne ovat yksi merkittävä johtamisen väline kaiken muutoksen keskellä.

2.Mitkä näet kasvavina trendeinä vuonna 2017?

Yhteisöllisyyden merkitystä individualistisessa maailmassa ei pidä unohtaa. Kampus ajattelu nostaa päätään ja tästä näemme esimerkkejä esim. MOW tilan suosion kautta. Työsuhteiden muoto muuttuu ja suunta näyttää olevan kohti freelance mallia. Tämä luo uusia mahdollisuuksia ja ulottuvuuksia toimitiloille. Kampusajattelussa osaajat tuodaan yhteen ja innovaatiot sekä yhteistyö saa uusia mahdollisuuksia kun tilaan tuodaan eri osaamisprofiilin omaavia tekijöitä. Monitilaratkaisujen kautta pystytään luomaan monelle eri profiilin toimijalle toimivat työskentelytilat.

Kotoilu on tullut toimistoille jäädäkseen, rentous, leikkisyys ja olemisen helppous nostaa päätään myös toimitilojen osalta. Kengätön toimisto, villasukat ja kahvilat ovat jo arkipäivää. Yritykset tarjoavat omia toimitilojaan vapaaseen käyttöön myös yrityksen ulkopuolella toimiville henkilöille, näillä tavoin kasvatetaan työnantajamielikuvaa sekä profiloidutaan avoimeksi toimijaksi.

Well-being on suuremmassa roolissa toimitilasuunnittellussa. Kilpailu osaavista työntekijöistä kasvaa ja well-being on tullut osaksi työelämää. Sen tuominen osaksi tilaratkaisuja on nykyaikaisen yrityksen yksi valttikortti rekrytoinnissa. Taukojumpat, sähköpöydät, liikkumiseen kannustavat tilat sekä teknologian integroiminen kiinteisiin työpisteisiin esim. langaton lataus suoraan pöydissä. Kaikki nämä tekijät luovat yhdessä toimivan ja merkityksellisen työpäiväkokemuksen.

Seuraava askel tulee olemaan POP-UP toimistot joita voidaan väliaikaisesti pystyttää esim kontteihin ja täten tuoda tilat ihmisten lähelle, irrottaa ne vielä entisestään vanhasta mallista ja fyysisestä sijannillisesta sitovuudesta. Näin toimitiloilla luodaan myös vahvaa markkinoinnillista profiilia niin rekrytoinnin, kuin myös liiketoiminnan kannalta katsottuna.

3.Mihin yritysten toimitilojen osalta tulisi mielestäsi panostaa / investoida vuonna 2017?

Nopeasyklinen ja jatkuvassa muutoksessa olevat työmarkkinat luovat uusia vaatimuksia myös toimitiloille. Kasvuun pitää pystyä reagoimaan nopeasti ja pelivaraa pitää olla suuntaan ja toiseen. Täten toimivat ja liiketoimintaa tukevat tilat ovat muokkautuvat. Muokkautuvuus tulee huomioida myös sopimuksia tehdessä, liian pitkät vuokrasopimukset sitovat yrityksiä ja täten eivät jätä varaa skaalautuvuudelle.

Automatisoinnilla luodaan tehokkuutta sekä säästöjä (eritoten ajallisia säästöjä). Automatisoimalla erinäisiä hallinnollisia arjen töitä helpotetaan työpäivän sujuvuutta sekä luodaan selkeyttä käytännön asioiden hoitamisen osalta. Tämä vapauttaa työntekijöiden aikaa sekä henkistä energiaa keskittyä enemmän liiketoiminnan kehittämiseen.

Pienillä investoinneilla voi saada suuriakin muutoksia aikaan, tärkeintä on huomioida kokonaisuus eikä tehdä liikaa sitovia päätöksiä jotka ovat toimivia vain lyhyellä aikavälillä.

4.Minkä näet suurimpana toimitiloja koskevana haasteena lähitulevaisuudessa? Miten tämän voisi ratkaista/välttää?

Liian hidas ja kankea päätöksenteko aiheuttaa haasteita nopeasti kehittyvässä työelämässä. Jotta toimitilat pysyvät mukana muutoksessa tulee niiden osalta olla valmiita tekemään nopeitakin päätöksiä sekä investointeja. Investointeja tulee kuitenkin tehdä harkiten ja miettiä pitkällä aikavällillä kannattavuuden sekä tarpeellisuuden osalta.

Selkeä päätöksentekoprosessi sekä muutosta tukeva organisaatiorakenne mahdollistavat nopeankin reagoinnin tilanteessa kuin tilanteessa.

Yksi haaste tulee olemaan myös sukupolvien kohtaaminen, miten sulauttaa yhteen useampi eri sukupolvi, nyt kun Z-sukupolvi rupeaa siirtymään työmarkkinoille. Ikähaarukka kasvaa ja kulttuurin sekä tilojen pitää pystyä vastaamaan muutokseen tilanteen vaatimalla tavalla. Isossa roolissa tulee olemaan osallistaminen sekä avoin keskustelukulttuuri, päätöksiä tulee tehdä eri lähtökohdista myös kokonaiskuvaa ajatellen.

Suurimpana haastena koen kuitenkin rohkeuden ja kokeilunhalun puutteen. Toimitilat, henkilöstö ja kulttuuri kehittyvät nimenomaan näiden toimintojen kautta. Ole rohkea! Uskalla kokeilla! Anna tilaa muutokselle.

5. Vapaa sana

Muutosjohtamisen rooli erilaisissa toimitilamuutoksissa on todella merkittävä. Ilman sitoutunutta johtoa on suurempia toimitilamuutoksia vaikea tehdä onnistuneesti, kuitenkin johdon esimerkillä on suuri vaikutus käytäntöön sekä kulttuuriseen muutokseen. Sama pätee myös kulttuurin saralla, jos johto ei toimi yhteisesti sovitun ja yhdessä muodostetun kulttuurin mukaisesti, ei voida olettaa että myöskään henkilöstö pystyy siihen sitoutumaan ja implementoimaan sitä arkeensa.

Paljon on puhuttu avokonttoreiden soveltuvuudesta eri persoonatyypeille ja osaamisprofiileille. Täten ennakkosuunnittelulla, kuuntelulla ja keskustelulla on todella suuri merkitys. Kysymällä, aistimalla ja kokeilemalla löytyy varmasti kaikkia tyydyttävä lopputulos.

On todella mielenkiintoista nähdä miten toimitilasuunnittelu ja -ratkaisut tulevat kehittymään lähitulevaisuudessa. Suunta on kiehtova ja mielestäni oikea, nyt pitäisi vaan rohjeta toimia!

Uskalla! Kuuntele! Ole läsnä.

Perttu on Taitorin myynti- ja markkinointijohtaja.

Share