“Tulette nauttimaan toimistoon paluusta enemmän kuin arvaattekaan”, visioi Kim Väisänen

“Tulette nauttimaan toimistoon paluusta enemmän kuin arvaattekaan”, visioi Kim Väisänen

Taitorin Työympäristö Podcast on edennyt kuudenteen jaksoon ja tällä kertaa Perttu Ahvenaisen vieraana on sarjaepäonnistuja, sijoittaja, Leijonan luolastakin tuttu ja usean rahakkaan exitin tehnyt, Taitorin hallituksen puheenjohtaja sekä monimiljonääri Kim Väisänen.

Podcastin jaksossa Perttu ja Kimi käyvät läpi seuraavia aiheita työympäristöihin ja toimitiloihin liittyen:

• Toimitilabisnes Kimin näkökulmasta?
• Mitä Taitorin keräämä data kertoo toimitilojen käytöstä, koosta ja kustannuksista?
• Miksi kohtaamisia tarvitaan työelämässä?
• Toimitilojen teknologioista
• Kurkistus tulevaan, mitä Kimi visioi toimitilojen tulevaisuudesta?

1. Miten Kimi näkee toimitilabisneksen tällä hetkellä?

Kimin mielestä elämme mielenkiintoisia aikoja sillä yritykset ovat huomanneet etteivät ne tarvitse valtavan isoja toimistoja ja sen, että työntekijät eivät jatkossakaan tule joka päivä käymään toimistolla. Moni yritys on ottanut ikään kuin puolipakon politiikan käyttöön, jossa toimistolle tullaan noin kolmena päivänä arkiviikosta.

Se tarkoittaa vain noin 60% käyttöastetta toimitiloille ja Kimin mielestä tämä pakottaa yritykset siirtymään pienempiin ja kompaktimpeihin toimistoihin, joissa on työskentelyn tueksi esimerkiksi äänieristettyjä puhelinkoppeja sekä podeja.

Koska kaikki työntekijät eivät jatkossa tule saamaan omaa yksityistä työhuonetta, tarvitaan luonnollisesti esim. Taitorin kaltainen varausjärjestelmä joista kyseisiä työpisteitä tai neukkareita varataan. Jos yritykset tarvitsevat suurempia tiloja, niitä enää tuskin erikseen rakennetaan vaan yritykset siirtyvät vuokraamaan niitä toimistojen ulkopuolelta.

2.Mitä Taitorin data kertoo toimitilojen käytöstä, koosta ja kustannuksista?

Taitorin keräämässä datassa on tällä hetkellä noin 30 000 varattavaa erikokoista tilaa, joten se alkaa olla Kimin ja Pertun mielestä melko uskottava johtopäätösten tekemiseen.

Taitorin datan mukaan helmikuussa 2023 tilavarauksien piikkiarvojen keskiarvo oli 39%. Se tarkoittaa, että ruuhkaisimmallakin hetkellä vain noin neljä kymmenestä työpisteestä tai neukkarista oli varattuna.

Tyhjää tilaa on siis liikaa vieläkin ja se käy kalliiksi yrityksille. Kimi kertoo pääkaupungiseudulla olevan noin kaksi miljoonaa ylimääräistä toimitilaneliötä vapaana tällä hetkellä – ennen koronaa sitä oli noin miljoona neliötä.

Perttu kertoo Agileworkin visiönäärin Esa “Esmi” Santamäen laskeneen Taitorin podcast-sarjan neljännessä jaksossa toimitilojen kustantavan tällä hetkellä yritykselle noin 800 euroa kuussa per työntekijä. Kimin mielestä tämä on todella paljon, sillä toimitilat humisevat puoliksi tyhjinä ja esim. coworking-tilojen jäsenyys maksaa 200-250e kuussa per henkilö.

Työnteon tavat ovat muuttuneet niin radikaalisti, että monen yrityksen kannattaa alkaa viimeistään nyt miettimään miten paljon mistäkin asiasta kannattaa nykyään maksaa.

3. Hybridityöstä

Kimin mielestä hybridityö ei toimi kunnolla. Jos kohtaamisia ei synny, heimoontuminen sekä yhteenkuuluvuuden tunne työyhteisöissä katoavat ja ihmisten yksinäisyydestä alkaa syntyä ongelmia.

Microsoftin tekemän korona-ajan tutkimuksen mukaan ihmiset itseasiassa tekivät etänä enemmän töitä ja pitivät enemmän palavereja kuin koronaa edeltävänä aikana. Jos työntekijä ei tapaa kollegoitaan, mutta halua silti harrastaa tiedonvaihtoa, työntekijöiden pitää aktiivisesti nähdä sen eteen vaivaa eli varata kalenterista sille aikaa erikseen. Jos et ole työpaikalla läsnä niin paljon tietoa jää saamatta, oli sitten kyseessä läheisten työkavereiden kuulumiset tai ohimennen kuullut organisaatioon liittyvät tiedonmuruset.

Kimi uskoo etätyöpainotteisen työnteon loppuvan monissa yrityksissä, sillä se ei yksinkertaisesti vain toimi.

Jos kohtaamiset jäävät pelkästään teams-palavereihin, pienet inhimilliset asiat jäävät pois. Kun pienet asiat jäävät tekemättä, pienistä asioista syntyy isoja asioita, ja ne haittaavat lopulta jo työyhteisön hyvinvointia sekä laskevat yrityksen tuottavuutta ja innovointia. Esimerkiksi Applen pääkonttori Kaliforniassa on suunniteltu siten, että ihmiset kohtaavat väkisin toisiaan ja täten pieniin tai suuriin innovaatioihin johtavia kohtaamisia syntyy jatkuvasti.

4.Toimitilojen teknologioista

Kimin mielestä kaikki teknologiat, joilla otetaan toimistotunneista sekä toimitiloista kaikki hyöty irti tulevat jatkossa yleistymään.

Taitorin tilanvarausjärjestelmä toimii hyvänä esimerkkinä sillä Kimin mielestä toimitilojen käytön optimoinnilla on suuri merkitys. Ihmiset kohtaavat paremmin toisiaan ja yritykset säästävät rahaa jättämällä käyttöasteeltaan alhaiset tilat pois.

Myös hybridityön vaatimiin etäkokouslaitteisiin kuten stabiileihin internet-yhteyksiin, kameroihin, mikrofoneihin ja jopa valaistukseen kannattaa Kimin mielestä satsata. On tärkeää tulla selkeästi nähdyksi ja kuulluksi myös teamsin kautta.

5. Toimitilojen tulevaisuus Kimin mielestä:

Kimi uskoo, että viiden vuoden päästä kovinkaan monessa yrityksessä työntekijä ei saa täysin vapaasti enää päättää mistä työnsä tekee. Ihmiset pyydetään lempeästi tai pakotetaan lempeästi takaisin toimitiloihin.

Kimin mielestä yritykset miettivät nyt entistä tarkemmin ja pitkäjänteisemmin, mikä funktio yrityksen toimistolla tai toimitilalla ylipäätään on, kuka tai ketkä siellä ovat paikalla ja mitä asioita siellä tehdään.

Toimistoja tullaan suunnittelemaan entistä enemmän kohtaamisten ympärille. Työnantajien on helpompi pitää työntekijänsä palkkalistoillaan jos työyhteisöjen heimoutumista edistetään sekä yhteenkuuluvuuden tunnetta vahvistetaan. Yhteistyötä on hankala tehdä jos ei koskaan näe työtovereita ja lisäksi Kimi painottaa, että suurimmat asiat sekä onnistumiset työelämässä tapahtuvat kuitenkin tiimityön pohjalta.

Teknologian puolesta yritysten kannattaa panostaa järjestelmiin ja laitteisiin, jotka tukevat parhaiten sitä miten toimistoista ja toimitiloista tullaan ottamaan eniten irti. Myös tietoturvan merkitys kasvaa jatkuvasti sillä kaikkien yritysten asioista ei voi vapaasti keskustella esimerkiksi kahviloissa tai täydessä metrovaunussa.

Ja lopuksi, Kimin lopputerveiset etä- ja hybridityöläisille:

“Älkää pelätäkö toimistoon paluuta, tulette nauttimaan siitä enemmän kuin arvaattekaan.”

Kuuntele koko juttu Spotifysta tai katso YouTube!