Työpistevaraus hybridityössä: Yksi varauskäytäntö ei sovi kaikille
Hybridityö on muuttanut pysyvästi tapaa, jolla suomalaisissa toimistoissa työskennellään. Samassa organisaatiossa voi olla työntekijöitä, jotka käyvät toimistolla päivittäin, muutaman kerran viikossa tai vain silloin tällöin. Lisäksi toimiston merkitys eri työntekijöiden arjessa vaihtelee.
Olisi virhe määritellä vain yksi työpisteiden varauskäytäntö työntekijöille. Todellisuudessa toimiva hybridityöympäristö rakentuu joustavuudesta.
Kun työpistevarausjärjestelmä tukee erilaisia työskentelytapoja, työntekijät löytävät tarvitsemansa työpisteen silloin, kun sitä tarvitsevat, ja organisaatio saa samalla paremman ja todenmukaisemman näkyvyyden tilojen käyttöön.
Hybridityö näkyy eri tavoin eri työntekijöiden arjessa
Kaikki eivät käytä toimistoa samalla tavalla. Yksi tietää jo pitkälle tulevaisuuteen, milloin tulee toimistolle. Toinen tekee päätöksen vasta samana aamuna. Osa työntekijöistä tarvitsee saman työpisteen tiettyinä viikonpäivinä, kun taas toiset etsivät vapaan paikan vasta saapuessaan.
Siinä, missä jollekin toimisto on kohtaamisia ja ideointia varten, voi se toiselle olla paikka, johon tullaan keskittymään ja hakemaan rauhaa, jos kotoa ei löydy rauhallista tilaa etätyölle. Työpisteissä siis harvemmin toimii ”one size fits all” -ajattelu.
Minkälaisia työpistekäytäntöjä toimistossa voidaan nykyisin hyödyntää?
Moderni työpistevarausjärjestelmä mahdollistaa useiden eri käytäntöjen yhdistämisen saman katon alla.
1. Ennakkovaraukset
Monet työntekijät haluavat varmistaa työpisteensä jo etukäteen. Työpiste voidaan varata esimerkiksi viikoksi eteenpäin tai tietylle projektille tärkeille toimistopäiville.
Ennakkovaraukset lisäävät ennakoitavuutta ja vähentävät kitkaa toimistopäivinä, koska työpiste on tiedossa jo ennen työpäivän alkua.
👉 Miten työpisteen voi varata ennakkoon Taitorissa? Taitorin sovelluksella työpisteen voi varata ennakkoon yhdelle tai useammalle päivälle kerrallaan suoraan työpaikan 3D-pohjakuvasta.
Taitorin sovellus ja 3D-pohjakuva toimistosta.
2. Toistuvat työpistevaraukset
Joissain tiimeissä toimistopäivät toistuvat samanlaisina viikosta toiseen. Tällöin työntekijä voi tehdä esimerkiksi joka tiistaille ja torstaille automaattisesti toistuvan työpistevarauksen sen sijaan, että jokainen varaus tehtäisiin erikseen.
👉 Miten toistuvan työpistevarauksen voi tehdä Taitorissa? Taitorin sovellus etsii sopivan työpisteen työntekijän määrittelemille toistuville ajankohdille. Taitori varaa ensisijaisesti saman työpisteen jokaiselle kerralle, mutta jos työpisteitä on vähän saatavilla eikä sama työpiste ei olekaan vapaana jonain tiettynä päivänä, voi Taitori varata tarvittaessa tällaisille päiville jonkin toisen vapaana olevan työpisteen.
3. Nimetyt työpisteet
Vaikka hot desking on yleistynyt, kaikki työpisteet eivät välttämättä ole yhteiskäytössä.
Esimerkiksi 100-prosenttisesti lähityötä tekevät työntekijät tai erityisiä ergonomia- tai tietosuojavaatimuksia tarvitsevat henkilöt voivat edelleen hyödyntää nimettyä työpistettä.
👉 Miten nimetyt työpisteet varataan Taitorissa? Taitorissa työpisteen voi varata jopa kahdeksi vuodeksi. Näin nimetyn työpisteen tarvitsevat työntekijät varmistavat oman paikan pitkäksi ajaksi. Nimetyt työpisteet voi hyvin myös jättää varausjärjestelmän ulkopuolelle.
Työpiste, jonka e-paperinäyttö kertoo, kenelle työpiste on varattu.
4. Pikavaraukset
Työpäivät eivät aina mene suunnitelmien mukaan. Ehkä pitkä lähipalaveri peruuntuukin ja työntekijälle tulee äkillinen tarve työpisteelle. Toisaalta jotkut myös tykkäävät valita työpisteen fiiliksen mukaan vasta toimistolle saapuessa.
Pikavaraus tarkoittaa sitä, että työpiste voidaan varata helposti juuri silloin, kun työpistettä tarvitsee ja varaus alkaa heti. Tällöin spontaanitkin toimistopäivät onnistuvat ilman turhaa säätämistä.
👉 Miten pikavaraus onnistuu Taitorissa? Taitorissa vapaat työpisteet nähdään Taitorin sovelluksen pohjakuvan Tilanne nyt-näkymässä. Mieluisan paikan voi varata parilla kosketuksella esimerkiksi tunniksi tai vaikkapa työpäivän loppuun asti. Pikavarauksissa varaus alkaa heti.
5. Ad hoc -työpisteet ja työpistesensorit
Kaikkia työpisteitä ei välttämättä tarvitse varata etukäteen lainkaan. Organisaatio voi määritellä osan työpisteistä ad hoc -käyttöön, jolloin työntekijä valitsee vapaan paikan saavuttuaan toimistolle. Pöydän alle asennettava työpistesensori tunnistaa automaattisesti käytön ja myös vapauttaa työpisteen, kun siltä poistutaan.
👉 Miten työpistesensoreita käytetään Taitorissa? Ad hoc -työpisteissä sensori varaa työpisteen automaattisesti, kun työpiste on ollut käytössä minuutin tai kaksi. Näin estetään työpisteen varautuminen siivouksen yhteydessä. Varatut ja vapaat työpisteet nähdään Taitorin sovelluksessa tai toimiston infonäytöllä reaaliaikaisella toimiston pohjakartalla. Kun työpisteeltä poistutaan, työpisteen vapautumisaika voidaan Taitorissa asettaa esimerkiksi 2 tuntiin, jolloin työpiste pysyy varattuna, jos siltä poistuu lounaan tai palaverin ajaksi.
Reaaliaikainen pohjakuva sovelluksessa ja työpistesensori.
6. Automaattiset työpistevaraukset tiimisuunnitelmien mukaan
Nykyään työpistevaraukset voidaan myös automatisoida. Tiimiläiset ilmoittavat omat toimistopäivänsä etukäteen, minkä jälkeen järjestelmä huolehtii työpisteen varaamisesta automaattisesti. Näin työntekijän ei tarvitse erikseen tehdä varausta jokaiselle toimistopäivälle.
👉 Miten työyhteisötoiminto toimii Taitorissa? Taitorin tiimitoiminnolla työntekijät voivat kertoa tulevat toimistopäivänsä ja nähdä, milloin kollegat ovat tulossa toimistolle. Taitori voi näin varata tiimille automaattisesti työpisteet läheltä toisiaan. Taitori voi varata jopa parkkipaikankin automaattisesti toimistopäiville.
Tiiminäkymä tietokoneella Taitorin sovelluksessa.
Miten työpistevarausjärjestelmä auttaa parantamaan tilankäyttöä?
Teknologian tarjoamien mahdollisuuksien ansiosta työpisteiden todellista käyttöastetta ei tarvitse jättää arvailujen varaan. Kun työpistevaraukset ja sensorit yhdistetään samaan järjestelmään, organisaatio saa dataa siitä:
- kuinka paljon työpisteitä todella käytetään
- milloin toimisto on ruuhkaisimmillaan
- mitkä alueet ovat suosituimpia
- tarvitaanko lisää vai vähemmän työpisteitä
Tieto auttaa tekemään päätöksiä faktojen eikä mututuntuman perusteella.
Toimivin työpistekäytäntö on joustava
Hybridityö ei tarkoita vain etä- ja lähityön yhdistämistä. Se tuo tullessaan organisaatiolle myös vaatimuksen tunnistaa työntekijöiden erilaiset tarpeet, jotta työympäristö aidosti toimii. Parhaat työpistekäytännöt eivät pakota kaikkia toimimaan samalla tavalla, vaan ne tarjoavat vaihtoehtoja.
Kun ennakkovaraukset, ad hoc -varaukset ja nimetyt työpisteet voivat toimia rinnakkain, tullaan palvelleeksi monipuolisesti erilaisia työntekijäprofiileja, ja näin sekä työntekijät että organisaatio saavat enemmän irti toimiston neliöistä.
Ota seuraava askel
Haluatko nähdä, miten Taitorin työpistevarausjärjestelmä toimii käytännössä? Varaa demo, niin jutellaan, kuinka me Taitorille voimme auttaa yritystäsi luomaan kustannustehokkaat tilat hybridityöhön työntekijäkokemuksesta tinkimättä.
Taitori Työpistevaraus
Jokainen työntekijä haluaa oman ja vapaan työpisteen töihin tullessaan. Taitorin työpistevarausjärjestelmän avulla jokainen löytää vaivattomasti oman vapaan paikkansa.
Tiimitoiminto auttaa yrityksiä ja tiimejä hybridityössä
Etä- ja hybridityömalliin siirtyminen on asettanut jokaiseen työyhteisöön uudenlaisia haasteita. Me Taitorilla loimme työkalun, joka yhdistää tiiminäkymän ja työviikon suunnittelutyökalun työpistevaraukseen.
