Työpistevaraus sovelluksena vai laajempana kokonaisratkaisuna – mitä vaihtoehtoja on saatavilla?
Hybridityö on tehnyt työpisteiden varaamisesta arkipäivää jo monissa organisaatioissa, ja niissäkin, joissa vielä ei varata työpisteitä, tarve koordinoidulle työpisteiden hallinnalle heräilee kovaa vauhtia.
Työpistevaraus voidaan mieltää esimerkiksi selaimen tai puhelimen kautta käytettäväksi yksinkertaiseksi sovellukseksi, jolla työpiste varataan ennen toimistolle saapumista. Todellisuudessa työpistevaraus voidaan toteuttaa monella eri tavalla.
Osa organisaatioista tarvitsee vain helppokäyttöisen sovelluksen työpisteiden varaamiseen eli ”software-only”-ratkaisun, kun taas toiset hyötyvät erityisesti kokonaisvaltaisesta älytoimistoratkaisusta, joka hyödyntää IoT-sensoreita sekä varaustilannetta paikan päällä visualisoivaa laitteistoa.
Taitorin työpistevarausratkaisu mukautuu molempiin tarpeisiin. Sen voi ottaa käyttöön täysin ohjelmistopohjaisena helppokäyttöisenä sovelluksena tai sitä voidaan tarpeen mukaan laajentaa älykkäillä lisäominaisuuksilla ja varauslaitteistolla.
Työpistevaraus toimii erinomaisesti jo pelkkänä ohjelmistona
Monelle organisaatiolle ohjelmisto yksinään tarjoaa kaiken tarvittavan.
Taitorissa käyttäjät voivat varata työpisteen helposti toimiston 3D-pohjakuvasta joko tietokoneella tai mobiilisovelluksessa. Lisäksi työpisteen voi varata Taitorin chat-pohjaisen tekoälyavustajan kautta jopa Teamsissä.
Työpisteen voi varata:
- yksittäiselle päivälle
- usealle hajanaiselle päivälle kerralla
- pidemmäksi ajaksi
- säännöllisesti toistuvana varauksena
- pikavarauksena toimistolle saavuttaessa
Selkeä 3D-pohjakuva, johon on mahdollista merkitä erilaiset tiimi- tai työskentelyalueet, auttaa työntekijää löytämään sopivan työpisteen. Lisäksi varausten hallinta, eli varauksen muokkaaminen, päättäminen ja pidentäminen, onnistuvat suoraan sovelluksen kautta.
Lisäksi sovellukseen kertyvien varausten pohjalta saadaan tietoa käyttöasteesta, jota yrityksen päättävät voivat hyödyntää työympäristön kehittämisessä.
Monelle yritykselle tämä on jo täysin riittävä ratkaisu.
Taitorin varaussovellus ja 3D-pohjakuva.
Työpistevaraus seuraavalle tasolle lisäominaisuuksilla ja laitteilla
Vaikka ohjelmistopohjainen työpistevarausjärjestelmä jo sellaisenaankin tuo avun hybridityön tuomaan tarpeeseen hallita työpisteitä, voi työympäristöstä saada vieläkin enemmän tehoja irti lisäominaisuuksilla ja laitteilla.
1. Työpistesensoreilla automatiikkaa
Työpistesensori havaitsee, milloin työpiste on käytössä.
Sensorin avulla voidaan esimerkiksi:
- luoda anonyymi työpistevaraus automaattisesti käyttäjän saapuessa
- vahvistaa ennakkovaraus eli ottaa käyttöön automaattinen ”check-in”-toiminto
- vapauttaa käyttämättä jäänyt työpiste muiden käyttöön
- päättää varaus automaattisesti käyttäjän poistuessa pidemmäksi aikaa
Tämä vähentää niin sanottuja haamuvarauksia ja antaa tarkempaa tietoa toimiston käyttöasteesta.
Taitorin sovellus ja työpistesensori.
2. QR- ja NFC-tarrat tuovat varaustoiminnot työpisteelle
Jokainen työpiste voidaan varustaa QR- tai NFC-tarralla.
Yhdellä skannauksella käyttäjä voi:
- varata työpisteen
- vapauttaa työpisteen
- pidentää varausta
- vahvistaa ennakkovarauksen (check-in -toiminto)
Koska toiminnot löytyvät suoraan työpisteeltä, käyttäjän ei tarvitse etsiä oikeaa näkymää sovelluksesta.
3. Tee työpistevarauksia aulan kosketusnäytöltä
Työpisteiden reaaliaikainen pohjakuva voidaan tuoda myös aulan tai kerroksen kosketusnäytöille.
Kosketusnäyttöjen avulla käyttäjät voivat:
- nähdä vapaat työpisteet yhdellä silmäyksellä
- tehdä varauksia paikan päällä suoraan aulanäytöltä
- löytää helpommin oikealle alueelle
Ratkaisu on erityisen hyödyllinen suurissa toimistoissa tai monikerroksisissa toimitiloissa.
Katso videolta, kuinka aulanäytöltä tehdään varaus.
4. E-paperinäytöt kertovat varaustilanteen työpisteellä
Työpistekohtaiset e-paperinäytöt tuovat varaustiedon näkyviin suoraan työpisteellä.
Näytöllä voidaan näyttää esimerkiksi:
- vapaa tai varattu -tila
- varaajan nimi
- varauksen ajankohta
Näyttöön voidaan lisätä myös QR-koodi, jonka kautta käyttäjä pääsee suoraan työpisteen varaustoimintoihin.
Lopputuloksena työpisteiden tila näkyy selkeästi ilman, että käyttäjän tarvitsee avata sovellusta.
Katso videolta, kuinka e-paperi toimii työpisteellä.
5. Tiimipäivät ilman manuaalisia varauksia
Taitorin tiimitoiminnon avulla tiimipäivät voidaan merkitä etukäteen kalenteriin, jolloin järjestelmä voi:
- varata työpisteen automaattisesti
- sijoittaa tiimin jäsenet samalle alueelle
- vähentää manuaalisen varaamisen tarvetta
- varata jopa parkkipaikan toimistopäivälle
Kun työntekijä merkitsee toimistopäivänsä Taitoriin, varaa Taitori työpisteen automaattisesti eikä työntekijän ei tarvitse muistaa tehdä varausta joka viikko erikseen.
Työpistevaraus voidaan rakentaa juuri teidän tarpeisiinne
Taitorin kanssa voit valita työpistevarauskokonaisuuteesi ne ratkaisut, joita tarvitset. Voit esimerkiksi aloittaa pelkällä työpistevarausohjelmistolla ja laajentaa kokonaisuutta myöhemmin juuri niillä ominaisuuksilla, jotka tuovat eniten hyötyä omalle työympäristöllesi.
Haluatko nähdä, millainen työpistevarausratkaisu sopisi teidän toimistollenne?
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme tai varaa maksuton demo, niin käymme läpi tarpeisiinne sopivan kokonaisuuden aina ohjelmistosta älykkäisiin varauslaitteisiin asti.
Taitori Työpistevaraus
Jokainen työntekijä haluaa oman ja vapaan työpisteen töihin tullessaan. Taitorin työpistevarausjärjestelmän avulla jokainen löytää vaivattomasti oman vapaan paikkansa.
Tiimitoiminto auttaa yrityksiä ja tiimejä hybridityössä
Etä- ja hybridityömalliin siirtyminen on asettanut jokaiseen työyhteisöön uudenlaisia haasteita. Me Taitorilla loimme työkalun, joka yhdistää tiiminäkymän ja työviikon suunnittelutyökalun työpistevaraukseen.
