Taitori ja Freesi aloittivat yhteistyön, pilottikohteena muuttuvan työelämän tarpeisiin toimitilaratkaisuja tarjoava Avia Club

Kaksin aina kaunihimpi kuuluu vanha viisaus. Mutta mitä tapahtuu kun digitaalisissa palveluissa yhdistetään markkinoiden sisäilmajohtajuus sekä kokonaisvaltaiset smart office -ratkaisut?

Freesin ja Taitorin yhteistyön ensiaskeleet

Freesin ja Taitorin tiet kohtasivat ensimmäistä kertaa startup-yrityksille suunnatussa Kasvu Open -tapahtumassa vuonna 2018. Molemmat yritykset olivat tuolloin taipaleillaan alkuvaiheessa, mutta yhteyttä pidettiin tiivisti ensitapaamisen jälkeen.

“Aikaisemmin aika ei ehkä ollut kummankaan osalta oikea, sillä meillä molemmilla oli paljon töitä omien asiakkaidemme kanssa emmekä tienneet vielä mitä kaikkea yhteistyömme voisi olla”, kertoo Freesin teknologiajohtaja Antti-Jaakko Alanko.

Vuoden 2022 aikana kuitenkin tunnistimme, että meillähän on yhteinen asiakas, Avia Real Estate Oy:n omistama Avia Club -konsepti. Mietimme ensin yhdessä Taitorin väen kanssa mitä me voitaisiin tehdä ilman, että tarvitsisi tehdä hirveästi tuotekehitystä, ja että päästäisiin ylipäätään ketterästi liikkeelle yhteisen hankkeen osalta. Totesimme, että lähdetään kokeilemaan! Visioimme myös yhdessä, mitä voisimme tehdä kun homma lähtee enemmän lentoon”, Alanko kertoo.

Asiakas Freesin ja Taitorin yhteistyön veturina

Helsinki-Vantaan lentokenttäalueella sijaitsevalla joustotiloja vuokraavalla Avia Clubilla on käytössä Taitorin tilanvarausjärjestelmä sekä ovenpielinäytöt.

Freesi taas on toimittanut Avia Clubille sisäilman laatua mittaavan ja raportoivan järjestelmän, jonka avulla tilojen käyttäjät pystyvät antamaan palautetta toimitilojen olosuhteista QR-koodin välityksellä. Avia Clubin hankepäällikkö Antti Rauhalalla oli ajatus Freesin ja Taitorin palveluiden yhdistämisestä:

“Asiakas ei halunnut erikseen Taitorin näyttöä ja Freesin QR-kooditaulua vierekkäin, vaan että nämä kaksi erillistä palvelua yhdistettäisiin, ja että käyttäjien näkökulmasta meidän kaksi palvelua kuuluisivat yhteen ja samaan järjestelmään, Alanko avaa lähtötilannetta. Eli asiakas oli tässä ikään kuin veturina ja he halusivat, että Freesi ja Taitori tekisivät yhteistyötä.

Meidän molempien mielestä se oli hyvä ajatus ja siitä lähdettiin liikkeelle. Tämä on meille tärkeä osa-alue, sillä me tehdään tuotekehitystä alusta asti asiakkaan ehdoilla. Asiakkaat tietävät itse mitä he haluavat ja tarvitsevat, joten me kuuntelemme mieluummin heitä sen sijaan, että yrittäisimme keksiä asioita itse.

Ajattelimme myös Taitorin väen kanssa tästä samalla tavalla, asiakas halusi yhdistää meidät ja näimme molemmat järkeväksi aloittaa teknisen yhteistyön”, Alanko summaa.

Yhteistyön hedelmä tuottaa tilan käyttäjien kokemuksista tietoa, jolla on mitattava rahallinen arvo kiinteistön omistajalle

Nykyään Avia Clubin infonäytöiltä löytyy siis järjestelmä, jossa on sekä Freesin että Taitorin teknologiaa: Taitorin tilanvarausnäkymä sekä Freesin toimittamat QR-koodit sisäilman laadun tarkkailuun. Laitteen näytöltä on luettavissa “Kohteen sisäilmatiedot, palaute QR-koodilla” sekä ruudun yläosassa Taitorin varausjärjestelmän käyttäjille tarjoamaa tietoa tilan varausasteesta.

QR-koodin avulla käyttäjä pääsee katsomaan neuvotteluhuoneen olosuhteita, kuten ilmanvaihtoa ja lämpötilaa sekä antamaan palautetta sisäilman laadusta. Olosuhteiden varmentamiseksi Freesi valvoo tilan sisäilmaa ja siinä havaittavia poikkeamia. Kun poikkeama havaitaan, järjestelmä lähettää automaattisesti Taitorin Survey-kyselytyökalun avulla viestin tilan varaajalle ja pyytää palautetta sisäilman laadusta. Näin saadaan selville mahdollinen kehitystarve tilan sisäilman laadun parantamiseksi.

”Tavoitteena on tietenkin, että käyttäjät antavat itse mahdollisimman aktiivisesti palautetta työtilojen olosuhteista.”

Yhteistyön avulla oli myös ajatus kerätä dataa yhden järjestelmän kautta siitä, korreloivatko neuvotteluhuoneiden varausaste, olosuhteet ja käyttäjätyytyväisyys keskenään. Jos jokin neuvotteluhuone tai työpiste on pienemmällä käytöllä kuin toinen, selittävä syy voi olla esimerkiksi se, ettei kyseisen tilan ilmanvaihto toimi tai tilan käyttäjät eivät ole tyytyväisiä tilaan.

Tilojen käyttöaste korreloi suoraan kiinteistöjen tuloihin ja tuottoon, koska kiinteistöjen vuokraaminen tai varaaminen maksaa. Näin ollen tämänkaltaiselle tiedolle syntyy rahallinen arvo kiinteistönomistajan näkökulmasta. Parhaat mahdolliset olosuhteet tarkoittavat tyytyväisiä käyttäjiä ja sillä on suora vaikutus asiakaspysyvyyteen.

“Tämä on ihan yleinen ongelma, jopa meidän omassa firmassa. Osa neukkareista on sellaisia, joita en itse halua käyttää kuin viimeisenä vaihtoehtona sillä tiedän, että niissä ei ilma vaihdu kunnolla tai niissä on kylmä, tai muuta vastaavaa haastetta”.

Ihmisten hyvinvointi luo paljon mahdollisuuksia tulevaisuudessa

Nykypäivänä ihmiset ovat enemmän tietoisia toimitilojen ja kiinteistöjen olosuhteiden vaikutuksista ja se on Alangon mielestä erittäin hyvä asia:

“Ihmiset tiedostavat yhä enemmän olosuhteiden vaikutukset esimerkiksi omaan työtehoon tai työhyvinvointiin. Tietoisuus markkinassa leviää ja Freesin tuhansien neukkareiden datasta on nähtävissä, että ongelmat rakennusten lämmitykseen ja varsinkin ilmanvaihtoon liittyen eivät lopu kesken. Parannettavaa löytyy siis koko ajan.”, Alanko kertoo.

Taitorin ja Freesin yhteistyön mahdollisuuksia voidaan ajatella myös kiinteistönomistajan näkökulmasta:

“Nyt kun tyhjää toimitilaa on tarjolla todella paljon, niin täytyy miettiä miten erottua markkinoilla. Kaikki yritykset miettivät nyt kuumeisesti, miten me saadaan houkuteltua meidän työntekijät takaisin toimistolle. Kuinka moni kiinteistön omistaja pystyy todistettavasti kertomaan, että täällä meillä on asiat hyvin sillä meiltä löytyy järjestelmä joka ohjaa ihmisiä oikeisiin paikkoihin, kertoo milloin toimistolla ollaan työskentelemässä tai näkemässä työtovereita sekä datan avulla kertoo että meidän kiinteistössä sisäilma-asiat, energiatehokkuus ja ihmisten hyvinvointi ovat etusijalla?”

”Tulevaisuutta ajatellen, kyseessä on suuri erottautumistekijä. Digitaaliset palvelut, jotka vähentävät kynnystä tulla toimistolle töihin”, Alanko tuumaa.

Freesin ja Taitorin tulevaisuuden yhteistyössä on muitakin mahdollisuuksia:

Freesin järjestelmät näkevät hiilidioksiidin määrästä milloin toimitiloissa on ihmisiä. Mutta järjestelmä ei kerro onko tiloissa esim. yksi vai kuusi ihmistä, joten ei voida sanoa tarkasti onko tilan ilmanvaihto sopiva tilan varanneelle ihmismäärälle.

“Voidaanko me kommunikoida jo varausvaiheessa käyttäjälle, että olet varannut työtilan kuudelle hengelle, mutta tila ei ole optimoitu ilmanlaatunsa puolesta kuin neljälle hengelle? On olemassa esim. teknisiä rajoituksia ilmamäärän lisäämiselle, joten ainoaksi vaihtoehdoksi jää tiedottaa käyttäjälle miten käyttää tilaa oikein.”

Tällaista tapaa ei ole vielä automatisoitu missään, mutta jatkossa Freesin ja Taitorin tulevalla yhteistyöllä voitaisiin viestiä käyttäjille: Varaamassasi tilassa ilmanvaihto ei riitä, pitäkää taukoja, jotta käytätte tilaa työtehonne ja oman hyvinvointinne puolesta oikein”, Alanko pohtii.

Loppuun ajatuksia Freesin ja Taitorin yhteistyöstä ja sen mahdollisuuksista: