Suunnittelu- ja konsultointiyritys Elomatic uudisti toimitilansa vastaamaan hybridityön myötä muuttuneita tilatarpeita. Muutoksen myötä syntyi tarve tila- ja työpistevarausjärjestelmälle, joka tukee joustavaa työskentelyä ja auttaa pitämään toimiston arjen sujuvana.
Ratkaisuksi valikoitui Taitorin työpistevarausjärjestelmä, jonka avulla Elomatic hallitsee työtilojen jaettua käyttöä Espoon ja Tampereen toimipisteissä.
Lähtötilanne: Hybridityö muutti tilatarpeet
Hybridityön yleistyminen toi mukanaan tarpeen tarkastella tilankäyttöä aivan uudesta näkökulmasta. Elomaticilla siirryttiin malliin, jossa paljon etätyötä tekeville työntekijöille ei enää varata omaa nimettyä työpistettä.
“Halusimme mahdollistaa joustavan mallin, jossa työntekijä voi varata paikan toimistolta silloin kun sitä tarvitsee”, tiivistää Katri Härkönen, Office Assistant.
Tarvittiin siis järjestelmä, jonka kautta työpisteiden jakaminen sujuu hallitusti, ja jonka käyttöönotto olisi helppoa ja nopeaa eri toimipisteissä.
Ratkaisun valinta: Helppokäyttöisyys ja aikataulu ratkaisi
Elomatic kartoitti useita vaihtoehtoja ja kilpailutti toimittajia ennen päätöstä. Valinnassa painoi erityisesti käytettävyys sekä se, kuinka sujuvasti järjestelmä saadaan käyttöön.
“Taitorin ratkaisu tuntui käyttöliittymän ja helppokäyttöisyyden kannalta sopivimmalta ja myös aikataulullisesti realistiselta”, Härkönen kiteyttää.
Käyttö arjessa: Työpisteet tiimeittäin, mutta kuitenkin joustavasti
Taitorin järjestelmä on Elomaticilla päivittäisessä käytössä työpisteiden varaamiseen. Työntekijät näkevät toimiston pohjakartalta reaaliaikaisesti vapaat ja varatut paikat, ja voivat valita työpisteen oman tiimin läheltä.
Käyttömalli tukee erilaisia työskentelytapoja:
- hybridityötä tekevät varaavat paikan yksittäisille toimistopäiville
- enemmän toimistolla työskentelevät tekevät toistuvia varauksia pidemmälle ajalle
Vaikka tilat on organisoitu tiimialueisiin, käyttö pysyy joustavana. Työpisteen voi tarvittaessa varata myös muualta, jos oma alue on täynnä.
Kuva 1. Taitorin sovellus Elomaticin brändäyksellä.
Hyödyt: Ennakoitavuutta toimistopäiviin
Taitorin ratkaisu on tuonut Elomaticille useita konkreettisia hyötyjä:
1. Sujuvampi toimistolle saapuminen
Työntekijä tietää etukäteen, millä työpisteellä työskentelee toimistolle tullessa eikä tarvitse etsiä vapaata paikkaa.
2. Tehokkaampi tilankäyttö
Työpisteitä ei tarvitse mitoittaa kaikille yhtä aikaa, mutta käyttö pysyy silti hallittuna.
3. Mahdollisuus datan hyödyntämiseen
Tilojen käyttöä voidaan seurata ja analysoida, mikä auttaa kehittämään tiloja tulevaisuudessa.
4. Tuki usean toimipisteen mallille
Ratkaisua käytetään sekä Espoossa että Tampereella ja tukee varaamista eri paikkakuntien välillä.
Käyttöönotto ja käyttäjäkokemus
Toimintatapa ja järjestelmä otettiin henkilöstössä pääosin hyvin vastaan. Muutos oli helpompi omaksua, koska se tehtiin samanaikaisesti uusien tilojen käyttöönoton kanssa.
“Muutos otettiin aika luontevasti vastaan, kun uusi toimintamalli tuli samalla kun muutettiin uusiin tiloihin”, Katri Härkönen tuumaa.
Aktiivinen käyttö näkyy myös varausasteissa, jotka ovat olleet keskimääräistä korkeampia.
Arjessa esiintyy kuitenkin ajoittain hybridityölle tyypillisiä tilanteita:
- työpiste jää varaamatta
- tai työpiste on varattu, mutta sitä ei käytetä
- joillekin työpisteen varustelu on kriittinen
Tilanteita ratkaistaan käytäntöjä ja ohjeistusta kehittämällä.
Kehityskohteet: Ohjeistus ja ylläpito
Elomatic tunnisti Taitorin käytössä myös kehityskohteita, erityisesti ylläpidon ja ohjeistuksen näkökulmasta. Vakituiset työntekijät saadaan sujuvasti mukaan järjestelmään SSO-integraation kautta, mutta vierailevien käyttäjien hallintaan kaivataan vielä selkeämpiä käytäntöjä ja ohjeita.
Kokonaisuutena Taitorin sovellus on koettu selkeäksi ja helppokäyttöiseksi, mikä näkyy myös käyttäjäpalautteessa – arvosanat ovat useimmiten tasolla 4/5 tai 5/5. Joissakin tilanteissa erityisesti toistuvien varausten tekeminen vaatii vielä hieman opastusta, jotta käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa kaikille käyttäjille.
Yhteenveto
Taitorin ratkaisun avulla Elomatic on onnistunut tekemään työpisteiden käytöstä selkeämpää ja ennakoitavampaa, samalla kun tilojen käyttö on tehostunut ja joustavuus säilynyt.
Vaikka kehityskohteita löydettiin erityisesti ohjeistuksen osalta, kokonaisuus toimii hyvin arjessa.
Härkösen arvio kiteytyy selkeästi: kokonaisarvosana ratkaisulle on noin 8/10 – ja suunta on oikea.
