Näin optimoit työpisteiden käyttöä – 4 käytännön vinkkiä

Hybridityötä tekevien organisaatioiden ei kannata mitoittaa työpisteitä jokaista työntekijää kohden – ainakaan, jos tavoitteena on hyödyntää toimiston neliöt mahdollisimman tehokkaasti. Mutta miten toimia tilanteessa, jossa työntekijöitä on enemmän kuin työpisteitä, ja samalla toivotaan, että toimisto houkuttelee ihmisiä kohtaamisiin ja vahvistaa työyhteisöä?

Oikeilla käytännöillä, kuten hot deskingilla, työpistevarausjärjestelmällä ja selkeillä pelisäännöillä, voidaan parantaa sekä työntekijäkokemusta että tilatehokkuutta merkittävästi. Poimi tästä neljä käytännön vinkkiä työpisteiden käyttöasteen parantamiseen.

1. Ota käyttöön hot desking ja työpisteiden varausjärjestelmä

Hot desking tarkoittaa, että työntekijöillä ei ole kiinteää työpistettä, vaan he varaavat itselleen sopivan paikan tarvittaessa. Tämä malli sopii erityisesti hybridityöhön, jossa kaikki eivät ole toimistolla samaan aikaan.
Kun työpisteet ovat varattavissa esimerkiksi mobiilisovelluksen kautta ennakkoon,

• työntekijät löytävät helposti sopivan vapaan paikan
• tilojen ”tyhjäkäyttö” vähenee
• toimiston arki muuttuu ennakoitavammaksi
• ja työntekijäkokemus paranee.

Varausjärjestelmä tuo läpinäkyvyyttä ja vähentää aikaa, joka kuluu vapaan paikan etsimiseen. Työntekijän on mukavampi tulla toimistolle, kun tietää, että sopiva paikka työskentelyn ajaksi on taattu.

👉 Voiko Taitorilla varata työpisteitä?

Kyllä. Työntekijä voi varata työpisteen suoraan toimiston pohjakuvasta mobiilisovelluksessa tai Outlookin kautta. Varaustilanne päivittyy reaaliaikaisesti pohjakuvaan ja aulanäyttöihin. Lisäksi työpistekohtaiset e-paperinäytöt voivat näyttää ajantasaisen varaustiedon suoraan työpisteellä.

2. Luo erilaisia työpisteitä eri tarpeisiin

Kaikki työ ei ole samanlaista eivätkä kaikki työntekijät ole samanlaisia. Tyypillisesti tehokas toimisto sisältää jaetussa käytössä olevia

• keskittymistä tukevia hiljaisia työpisteitä
• ad hoc -työpisteitä nopeisiin pistäytymisiin
• ja yhteistyöalueita tiimityölle ja kohtaamisille.

Lisäksi nimettyjä työpisteitä voidaan perustellusti käyttää esimerkiksi

• 100% läsnätyötä tekeville työntekijöille
• erityisergonomiaa vaativille tehtäville
• ja tietoturvasyistä rajatuille työrooleille.

👉 Miten käyttäjä löytää Taitorissa sopivan työpisteen?

Taitorissa työpisteet voidaan luokitella erityyppisiksi tiloiksi (esim. hiljainen työpiste, vetäytymistila, puhelinkoppi) ja niille voidaan määritellä ominaisuuksia (esim. tehotyöpisteet, kaksi näyttöä). Käyttäjä voi suodattaa hakua ja varausnäkymiä niiden mukaan. Jopa eri tiimien alueet voidaan piirtää pohjakuvaan. Näin työntekijä löytää nopeasti juuri omaan työtehtävään sopivan työpisteen ilman turhaa etsimistä.

3. Hyödynnä ”check-in”-toiminnallisuutta ja sensoreita

Yksi hybridityön keskeisistä haasteista on niin sanotut “haamuvaraukset”, joissa työpiste varataan, mutta sitä ei käytetä. Tämä heikentää tilatehokkuutta ja vaikeuttaa todellisen käyttöasteen mittaamista.

Ratkaisuna tähän toimii työpistevarausjärjestelmän ”check-in”-toiminnallisuus eli ennakkovaraus tulee työpisteelle saapuessa vielä vahvistaa mobiilisovelluksella tai työpisteeseen asennettavalla sensorilla. Vahvistamattomat varaukset vapautetaan automaattisesti, ja työpiste vapautuu muiden varattavaksi.

👉 Miten ”check-in”-toiminnon voi toteuttaa Taitorissa?

Taitorissa työpistevaraus voidaan automaattisesti vapauttaa, jos käyttäjä ei vahvista varausta tietyn ajan, esimerkiksi 30 min tai tunnin, sisällä. Vahvistaminen voidaan tehdä mobiilisovelluksen ja QR-kooditarran yhdistelmällä tai automaattisesti työpistesensorilla. Työpistesensorilla saadaan mitattua työpisteen aktiivista käyttöä, jolloin data on tarkempaa ja käyttöaste nousee.

Kuva 1. Taitorin mobiilisovellus ja työpistesensori.

4. Sopikaa selkeät pelisäännöt työpisteiden käyttöön

Teknologia toimii parhaiten, kun sitä tukevat selkeät käytännöt. Määritelkää yhdessä esimerkiksi,

• kuinka pitkälle tulevaan työpisteen voi varata
• sallitaanko toistuvat varaukset
• kenelle tarvitaan nimetty työpiste
• ja miten no-show-tilanteet käsitellään.

Henkilöstön kanssa yhdessä mietityt pelisäännöt varmistavat sujuvan arjen ja paremman käyttöönoton.

👉 Voiko Taitorissa luoda työpisteiden varaamiseen liittyviä rajoituksia?

Kyllä. Taitorin järjestelmässä varaussäännöt voidaan määrittää järjestelmätasolla (esim. toistuvien varausten mahdollisuus tai kuinka pitkälle varauksia saa tehdä). Lisäksi tietyt työpisteet voidaan allokoida rajatuille käyttäjäryhmille.