Kohti dataohjattua työympäristöä – lue käytännön vinkit käyttöasteen mittaamiseen

Toimiston käyttöasteen mittaaminen on noussut keskeiseksi teemaksi hybridityön aikakaudella. Kun työn tekeminen ei enää tapahdu pelkästään toimistolla, organisaatioiden on ymmärrettävä tarkasti, miten tiloja oikeasti käytetään eikä ainoastaan, miten niitä alun perin suunniteltiin käytettäväksi.

Tässä artikkelissa käymme läpi kolme käytännön tapaa mitata toimiston käyttöastetta kevyemmästä seurannasta tarkempaan analytiikkaan.

1. Seuraa toimiston kävijämäärää

Yksinkertaisin tapa aloittaa käyttöasteen mittaaminen on ihmisvirtojen seuranta toimiston sisäänkäynnillä. Tyypillisiä ratkaisuja ovat esimerkiksi ovilaskurit tai kulunvalvontadata (badge swipe). Lisäksi toimiston kävijämäärää on mahdollista arvioida Wifi-verkon pohjalta.

Tämän avulla saat nopean yleiskuvan esimerkiksi siitä

• montako henkilöä käy toimistolla päivittäin
• miten käyttö vaihtelee viikonpäivittäin
• ja milloin toimistolla on vilkkainta.

Tämä lähestymistapa antaa karkean käsityksen kokonaiskäytöstä, mutta ei vielä kerro, miten tiloja toimiston sisällä käytetään.

Taitorin palveluvalikoimaan kuuluva sisäänkäynnille asennettava kävijälaskuri

2. Siirry tilakohtaiseen analytiikkaan

Tarkempi tapa on jakaa toimisto erilaisiin alueisiin ja tilatyyppeihin, ja mitata käyttöä tiloihin tehtyjen varausten pohjalta.

Tyypillisesti toimiston tilat jaotellaan:

• työpisteet
• neuvottelutilat
• vetäytymistilat
• puhelinkopit
• hiljaiset alueet
• ryhmätyöalueet

Tämän jälkeen mitataan käyttöastetta tilatyypeittäin, esimerkiksi

• kuinka suuri osa työpisteistä on varattuna
• kuinka usein neuvotteluhuoneet ovat varattuja
• missä syntyy ruuhkaa ja missä tyhjää

Tärkeä mittari tässä vaiheessa on piikkiarvo eli kuinka paljon tiloista on käytössä ruuhkaisimman hetken aikana. Jos toimisto on vilkkaimmillaan klo 10, ja 100 työpisteestä 78 on käytössä, tarkoittaa se 78 prosentin käyttöastetta.

Tämä on ratkaisevaa tilasuunnittelussa, koska keskiarvo voi näyttää tilat vajaakäytössä, mutta huippupiikit paljastavat todellisen kapasiteettitarpeen.

3. Sukella syvemmälle käyttödataan: miten tiloja oikeasti käytetään?

Seuraava, tarkempi askel, on mitata tilankäytön laatua. Kun tila on varattu, se ei ole muiden kuin varaajan käytettävissä. Mutta onko varausjärjestelmän tai Outlookin kautta varattu tila oikeasti aktiivisessa käytössä? Jos ei, puhutaan passiivisesta käyttöasteesta.

Tilan todellisen käytön selville occupancy-sensoreilla eli läsnäoloantureilla, jotka mittaavat tilan tai työpisteen aktiivista käyttöä. Sensori havaitsee tilassa oleskelevan tai työpisteen äärellä työskentelevän ihmisen ja kerää anonyymin käyttödatan talteen käyttöasteraportteja varten.

Vinkki! Aktiivisen tilankäytön laskemisen lisäksi läsnäoloantureita voidaan hyödyntää haamuvarausten automaattisessa vapauttamisessa sekä ad hoc-varausten tekemisessä.

PIR-sensori eli liikettä havaitseva anturi, jolla saadaan kerättyä tieto siitä, onko tila aktiivisessa käytössä vai ei

Neuvotteluhuoneissa vielä tarkempaan dataan päästään henkilömäärälaskureilla, jotka tunnistavat ihmisten määrän samassa tilassa tietyllä hetkellä. Henkilömäärälaskurina voi käyttää esimerkiksi älykästä kamerapohjaista IoT-sensoria, joka laskee tilan todellisen henkilömäärän yksityisyyttä kunnioittaen.

Henkilömäärälaskurilla päästään kiinni siihen, käytetäänkö tiloja oikein niiden suunniteltuun henkilökapasiteettiin nähden. Jos 12 hengen neuvottelutilassa on kolme henkilöä kokoustamassa, on tilojen mitoittamisessa mahdollisesti parannettavaa.

Taitorin palveluvalikoimaan kuuluva tekoälyä hyödyntävä kamerapohjainen henkilömäärälaskuri

4. Data on arvokasta vasta, kun sitä hyödynnetään

Käyttöastedatan arvo syntyy sen analysoinnista. Kun dataa kertyy, sen avulla voidaan

• tunnistaa ruuhkahuiput ja hiljaiset jaksot
• löytää yli- ja alikäytetyt tilat
• ja kehittää toimiston tilatyyppien jakoa.

Dataa visualisoidaan raporteille ja dashboard-näkymiin, ja jaetaan organisaatiossa kiinteistöjohdon päätöksenteon tueksi. Käyttöastedataa kannattaakin tuoda esimerkiksi Power BI -raportointialustaan muiden liiketoiminnan avainlukujen rinnalle.

Kun toimiston käyttöaste ymmärretään aidosti, organisaatio pystyy

• tunnistamaan, miten toimitila todellisuudessa palvelee käyttäjiä
• vähentämään turhia neliöitä ja kohdistamaan toimitilainvestoinnit oikein
• ja jopa säästämään energiaa säätämällä lämmitystä ja ilmastointia todelliseen tilankäyttöön perustuen.

Kuva Taitorin raportointityökalusta

Näin viet käyttöasteen mittaamisen käytäntöön Taitorin avulla

Haluatko tietää, miten toimistonne oikeasti toimii? Taitori auttaa mittaamaan, analysoimaan ja kehittämään toimiston käyttöä datan avulla.