Onnistunut järjestelmäkäyttöönotto alkaa ihmisistä, ei teknologiasta

Taitorin vinkit: Näin varausjärjestelmän käyttöönotto onnistuu ja henkilöstö pysyy mukana

Työympäristön digitalisaatio ja hybridityön yleistyminen ovat tuoneet uusia haasteita organisaatioille. Taitorilla olemme vuosittain mukana monissa työympäristön muutosprojekteissa, ja olemme oppineet yhden keskeisen totuuden: teknologia ei yksin ratkaise mitään. Onnistunut muutos syntyy, kun teknologian rinnalla panostetaan ihmisiin, viestintään ja muutoksen johtamiseen.

Tässä artikkelissa jaamme käytännön oppimme siitä, miten varausjärjestelmän tai työympäristöratkaisun käyttöönotto onnistuu ja henkilöstö saadaan sitoutumaan muutokseen alusta asti.

1. Kartoita nykytilanne datalla ja henkilöstön kokemuksilla

Ennen järjestelmän hankintaa tai työympäristön muutoksia täytyy olla hyvin perillä työympäristön nykytilanteesta sekä tavoitteista. Nykytilannetta kannattaa tarkastella datan kautta, esimerkiksi tilojen ja työpisteiden käyttöasteilla, käytön jakautumisella erilaisten tilojen välillä ja tilavarausten ”no show”-varausten määrillä.

Pelkkä käyttöastedata ei kuitenkaan kerro koko totuutta nykytilasta, vaan tueksi tarvitaan myös ymmärrys tilojen käyttäjistä. Selvitä työntekijöiltä

• minkälaista työtä he oikeasti työpäivän aikana tekevät
• minkälainen ympäristö tukee heidän työtään parhaiten
• mikä saa työntekijät tulemaan toimistolle
• mikä saa työntekijät jäämään kotiin etätöihin
• mikä nykyisessä työympäristössä toimii parhaiten ja mitä sieltä puuttuu

Kun työntekijöiden ääni kuuluu muutoksessa alusta asti, ei työympäristön suunnittelu ja varausjärjestelmän käyttöönotto pohjaudu oletuksiin, vaan aitoon tarpeeseen. Tätä selvitystyötä tehdessä yritys tulee rakentaneeksi samalla työntekijöiden luottamusta ja sitoutumista tulevaan muutokseen.

2. Viesti avoimesti muutoksen syistä ja hyödyistä

Kun lähtötilanne on selvillä, muutoksia ja uuden järjestelmän käyttöä on helpompi perustella. Muutosvastarinta vähenee, kun työntekijät tunnistavat omat kokemuksensa päätösten taustalta.

Kerro selkeästi:

• Mitä kartoituksessa havaittiin ja miten näihin havaintoihin päädyttiin?
• Mitä muutoksella tavoitellaan ja miten se parantaa työntekijöiden arkea?
• Konkreettisia esimerkkejä hyödyistä (esim. ”Näet etukäteen, ketkä kollegat ovat toimistolla”)

Muista korostaa henkilökohtaisia hyötyjä, ei vain organisaatiotason etuja. Työntekijät sitoutuvat muutokseen ja uuden järjestelmän käyttöön, kun he näkevät, miten se helpottaa heidän omaa arkeaan.

3. Luo jatkuva vuoropuhelu henkilöstön kanssa

Yksittäinen sisäinen tiedotustilaisuus tai Intra-artikkeli eivät yksin riitä viemään muutosta läpi. Työntekijöillä tulee heräämään ajatuksia, kysymyksiä ja huolia eri aikoihin muutosta tai uuden järjestelmän käyttöönottoa kohti kuljettaessa.

Käytännön toimenpiteitä:

• Avaa keskustelukanava (esim. Teams-kanava tai intranetin kommenttikenttä)
• Nimeä vastuuhenkilöt, jotka vastaavat kysymyksiin säännöllisesti
• Järjestä Q&A-tilaisuuksia eri vaiheissa
• Kerää ja vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin julkisesti

4. Jätä joustovaraa muutoksille

Kun varausjärjestelmää otetaan käyttöön, lähdetään liikkeelle tietyillä pelisäännöillä ja varausasetuksilla. On kuitenkin hyvä viestiä, että käyttöönottovaiheessa järjestelmään määritellyt varauskäytännöt eivät ole kiveen hakattuja.

Taitorin järjestelmä on otettu käyttöön henkilöstön avuksi, ja asetuksia ja palvelun laajuutta voidaan muuttuvien tarpeiden tai palautteiden perusteella muovata henkilöstöä paremmin tukevaksi.

5. Luo positiivista tunnelmaa muutoslähettiläillä

Jokaisessa organisaatiossa on ihmisiä, jotka innostuvat uusista työkaluista ja muutoksesta. Tunnista nämä henkilöt ja tee heistä muutoslähettiläitä eli ”ambassadoreita”. Muutoslähettiläät

• levittävät positiivista asennetta muutokseen
• auttavat kollegoita käytännön kysymyksissä
• antavat vinkkejä järjestelmän tehokkaaseen käyttöön
• ja toimivat sillanrakentajina henkilöstön ja johdon välillä.

Muutoslähettiläät tekevät muutoksesta inhimillisemmän ja helpommin lähestyttävän. Vertaistuki on joskus tehokkaampaa kuin virallinen viestintä.

6. Kerää tietopaketti intraan ja tarjoa koulutusta

Kerää Taitoriin liittyvät käytännöt ja ohjeet intranetiin. Taitori on yksi organisaatio- tai toimipistekohtaisista sisäisistä työkaluista, joten siihen liittyvät ohjeet on hyvä löytyä muiden työkalujen kanssa samasta paikasta. Jos Taitori liittyy vahvasti uusiin työskentelykäytäntöihin tai muuttoon, kannattaa Taitoriin liittyvät ohjeet linkata osaksi muuta muutosviestintää.

Kerää intranetiin ainakin seuraavat tiedot:

• Taitorin esittely ja sen merkitys työntekijöiden arjessa
• Varausten tekoon liittyvät pelisäännöt ja käytännöt
• Kirjautumisohje ja linkki Taitorin selainsovellukseen https://app.taitori.fi
• Mobiilisovelluksen asennusohje
• Linkki Taitorin tukisivuille (https://support.taitori.fi)
• Videokoulutus  (Taitori tarjoaa Teams-koulutuksia, jotka voidaan tallentaa)
• Yhteystiedot tukikanavaan ongelmatilanteissa

7. Seuraa kokemuksia ja kehitä jatkuvasti

Seuraa jatkuvan palautteiden avulla henkilöstön kokemuksia. Palaute voi liittyä järjestelmään tai organisaation omiin käytäntöihin. Palautteen avulla haasteisiin voi reagoida tiedottamalla, lisäkoulutuksilla tai esimerkiksi hienosäätämällä Taitorin varausjärjestelmän asetuksia.

Mikäli henkilöstön tarpeet muuttuvat, Taitorin varausjärjestelmän asetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa ja hienosäätää. Palvelua on mahdollista myös laajentaa eli varattavia resursseja on mahdollista lisätä tai käyttöön voidaan ottaa uusia toimintoja tai laitteita Taitorin palvelukokonaisuudesta.

Taitori tukenasi työympäristön muutoksessa