Taitorin tilanvarausjärjestelmän avulla luodaan arvokkaita kohtaamisia Proxion Oy:n kallisarvoisille työntekijöille

Pieksämäellä vuonna 2005 perustettu Proxion Oy on raideliikenteelle suunnittelu-, asiantuntija-, koulutus- sekä ohjelmistopalveluja tarjoava yritys. Tänä päivänä yritys on mukana kaikissa valtakunnallisesti merkittävissä raidehankkeissa, tuottaa kaikkia raidealalla tarvittavia palveluita sekä kasvaa kovaa vauhtia myös kansainvälisesti.

Yrityksen keskiössä ovat aina olleet siellä työskentelevät ihmiset ja varsinkin hybridityön aikakautena yritys luottaa työntekijöiden vapauteen valita oma tapansa tehdä töitään parhaaksi katsomallaan tavalla. Koska huippuasiantuntijoista halutaan pitää kiinni, työntekijöiden muuttuvilla tarpeilla on ollut vaikutuksia Proxionin valitsemiin toimitilaratkaisuihin.

Mistä yhteistyö Taitorin kanssa lähti liikkeelle?

Koronapandemista huolimatta Proxion Oy kasvoi sen aikana kovaa vauhtia ja työntekijämäärä miltei tuplaantui. Tämä johti siihen, että yrityksen toimitilat eivät pysyneet enää murroksessa mukana.

“Mietimme kuinka varautua tilanteeseen, jossa kaikki työntekijämme palaavat toimistolle koronan jälkeen. Työntekijöidemme kokonaismäärä oli kasvanut, uudet työntekijät aloittivat kotikonttoreilta käsin ja olemassaolevat toimitilamme eivät pysyneet kasvussa mukana.   Pohdimme toisaalta myös onko niillä tarvettakaan pysyä, tulevatko ihmiset palaamaan toimistoille koronan jälkeen samalla tavalla kuin ennen koronaa?”, kertoo Proxion Oy:n asiakkuusjohtaja Mikko Oksanen.

Valinta Taitoriin varmistui pienen markkinakatsauksen jälkeen ja osalla Proxionin työntekijöistä oli myös kokemusta Taitorin palveluista aiemmista työpaikoista.

“Tutkimme alkuun mitä ratkaisuja ja palveluita markkinoilla oli tarjolla. Olemme Office 365 -talo ja meille oli tärkeä löytää ratkaisu, joka sujahtaisi sisään meidän käytössä oleviin käyttöjärjestelmiin mahdollisimman helposti ja vaivattomasti. Vaakakupissa painoi myös yhteydenpidon helppous, pystyimme kysymään suoraan miten asiat ovat ja mitä meidän kannattaisi tehdä”, Oksanen jatkaa.

Arki Taitorin palvelun kanssa

Proxion Oy:n suurimmissa ja ruuhkaisimmissa toimistoissa Helsingissä ja Tampereella on käytössä Taitorin tilanvarausjärjestelmä, jota voi käyttää Taitorin oman mobiiliapin tai selaimen kautta.

Kevään 2022 aikana palvelun avulla on ollut myös mahdollista seurata ja tulkita datan avulla ihmisten käyttäytymistä. Ihmisten aktiivisuus ja toimistolla käynnit ovat lisääntyneet selkeästi koronarajoitusten purkamisen jälkeen. Vaikka koronapandemiaa edeltäviin lukuihin ei ole vielä palattu, käyttöaste toimistojen työpisteillä on ollut korkea.

“Alkuhaasteiden jälkeen olemme saaneet työpistevarausjärjestelmän tukemaan takaisin toimistolle siirtymistä. Suurimmat haasteemme ovat enemmänkin olleet erilaisten asiantuntijatöiden vaatimat laitehaasteet sillä toiset tarvitsevat kaksi isoa näyttöä, toiset erilaisia telakoita jne. Tavoitteemme on saada varustettua työpisteet erilaisille käyttötarpeille ja hyödyntää varausjärjestelmän avulla työpisteitä ristiin perinteisen nimetyn työpistemallin sijaan.”

”Varsinkin Helsingin ja Tampereen toimistoilla järjestelmästä on nyt jo nähty hyötyä. Työntekijät osaavat käyttää palvelua ja varata työpisteitä omien omien tarpeidensa mukaan sekä palvelua kehitetään jatkuvasti käyttökokemusten pohjalta. Käyttöliittymää on ollut helppo käyttää sekä dekstopilla että mobiilissa. Koen, että meitä myös kuunnellaan ja saamme henkilökohtaista palvelua kun olemme esittäneet toiveita ja antaneet palautetta palvelun käyttöön liittyen. Kun käyn meidän eri toimistoilla, niin esimerkiksi Helsinkiin lähtiessä täytyy nykyään muistaa varata se oma työpiste jo etukäteen. Että sen saa varmasti omaan käyttöönsä.”

Modernit toimitilat palvelevat nopeasti kasvavan yrityksen huippuasiantuntijoiden hyvinvointia

Proxion Oy:lle on tärkeää, että työntekijät kokevat itsensä tervetulleeksi toimitiloissaan sekä toimintaympäristössään ja tämä näkyy myös yrityksen tekemissä työtyytyväisyyskyselyissä.

Nykyisillä moderneilla toimitiloilla on oltava hyvä saavutettavuus, keskeiset sijainnit suurimmissa kaupungeissa, hyvät yhteydet julkisilla liikennevälineillä ja niiden on oltava sellaisia, että ne edustavat yritystä myös ulospäin.

”Meille on aina ollut tärkeää, että meillä on työntekijöiden tarpeita palvelevat ja helposti saavutettavat toimitilat, tietoturva-asiat ovat kunnossa ja että sinne kehtaa asiakkaitakin tuoda”, Oksanen kertoo.

Hybridityön aikakautena ihmisten väliset luontaiset kohtaamiset ovat muuttuneet, sillä toimistoille ei enää tulla samalla tavalla kahdeksasta neljään viettämään aikaa. Yritysten on luotava tilaa ja nähtävä vaivaa ihmisten välisten kohtaamisten eteen.

“Me koetaan, että iso apu ja ilo meidän työssämme tulee siitä, että asiantuntijatyössä ihmiset kohtaavat tai kohtaavat satunnaisesti ja vaihtavat ajatuksia. Siitä, mitä on syntynyt työpäivän aikana kahvipöytäkeskusteluissa ja vapaamuotoisissa keskusteluissa ja kenties jopa siinä työpisteenkin äärellä. On hirveän tärkeää, että ihmiset saavat tehdä töitä kotoa käsin, keskittyä ja olla omassa rauhassa eikä ketään pakoteta toimistolle tulemaan. Mutta sitten kun halutaan tulla toimistolle, on pidettävä huolta että työvälineet ovat kunnossa ja koetaan että toimistolla työskentelemisellä saavutetaan lisäarvoa. Yrityksenä me koetaan, että samoissa tiloissa tapahtuvalla yhteisellä tekemisellä sekä ihmisten välisillä kohtaamisilla on meille erityinen arvo ja niiden tavoitteluun haluamme työntekijöitämme erityisesti kannustaa”, kertoo Oksanen.

Taitorin tilanvarausjärjestelmän lisäksi, käytännön toimenpiteitä kohtaamisten varmistamiseksi ovat olleet esimerkiksi yhteisten aamiaisten järjestäminen joka maanantaiaamu.

”Työntekijöitä kannustetaan kunnioittamaan yhteisen viikon aloittamista kalentereistaan. Sen lisäksi totta kai me halutaan juhlia yhdessä silloin kuin on yhteisiä onnistumisia ja pyrimme saamaan tiimien, liiketoimintayksikköjen tai jopa talon koko väen erilaisiin yhteisiin tapahtumiin mukaan. Haluamme, että toimitilat itsessään ovat enemmän energiaa tuovia kuin energiaa vieviä. Koen myös itse hyvin voimakkaasti sen, että työyhteisön merkityksellisyyteen kuuluu paljon se miten ihmiset ympärillä kokevat yhteenkuuluvuuden tunnetta ja ovatko he ylpeitä työpaikastaan”, Oksanen summaa.

Ja lopuksi, suosittelisitko Taitorin palveluita ja tuotteita?

”Kyllä suosittelisin ja olen myös suositellut. Kun käytettävissä on suuri massa toimitilojen käytöstä saatavaa tietoa, Taitorin lisäarvo kasvaville yrityksille voi tulevaisuudessa olla myös datan hyödyntäminen.”

Taitorin kaltainen yritys voi palvelunsa käyttöön perustuvan datan pohjalta tarjota esimerkiksi seuraavaa näkemystä asiakkaalleen:

”Olemme nähneet vastaavassa kasvuvauhdissa olevien organisaatioiden työpisteiden käyttödatan perusteella, että teidän yrityksellenne voi olla syntymässä seuraavan kuuden kuukauden päästä tarve laajentaa fyysisiä toimitiloja tai jopa arvioida uudelleen työnteon menetelmiä. Tällaisella tiedolla voi olla yrityksen kannalta merkittävää lisäarvoa.”