Jyväskylän Kankaan alueelle nousseen Kankaan Arkin tilahallintapalvelut pyörivät Taitori Oy:n toimittaman älytoimistoalustan varassa

Kankaan Arkissa niin tilavaraukset kuten esimerkiksi myös catering -palveluiden tilaukset hoidetaan Taitorin toimittamalla tilavarausjärjestelmällä

Älytoimistoalustallamme toimivia muita konkreettisia palveluita ovat neuvotteluhuoneiden ajanvarausjärjestelmät ja ovenpielinäytöt, jotka liikennevalomallisesti kertovat, onko tila vapaa vai varattu. Ne myös mahdollistavat varaukset suoraan ovelta.

Rakennuksen sähkölukitus on integroitu tilavarausjärjestelmään. Toisin sanoen tiloja voivat käyttää vakituisten vuokralaisten ohella ketkä tahansa ulkopuoliset asiakkaat, jotka tarvitsevat käyttöönsä laadukasta työtilaa vaikkapa muutamaksi tunniksi tai päiväksi.

Tilavaraus maksetaan varauksen yhteydessä esimerkiksi luottokortilla, verkkopankkitunnuksilla tai mobilepay -palvelussa. Varausvahvistus kilahtaa sähköpostiin. Sähkölukot voidaan avata vahvistuksen mukana tullutta linkkiä klikkaamalla.

Tuloaulassa vieras kohtaa ison kosketusperiaatteella toimivan infonäytön. Siitä voidaan tarkastella kohteen pohjakuvaa ja etsiä varatun neuvottelutilan paikkaa. Näyttöä selaamalla voi löytyä muutakin tarpeellista tietoa. Näytöltä selviävät päivän kokoustilojen varaukset, ravintolan lounaslista ja kohteessa toimivat yritykset.

Ennen varuksen tekemistä asiakas voi tarkastaa, esimerkiksi mobiiliapsista, toimipisteen reaaliaikaisen varaustilanteen, miltä seuraavien tuntien varaustilanne näyttää ja milloin toimitiloissa on väljempää. Taitorin virtuaalinen kokousavustaja tiedottaa puheella varauksen päättymisestä esimerkiksi kymmenen minuuttia ennen ajan loppumista. Jos palaveri on pahasti kesken, avustaja kertoo, voiko tilaan vielä jäädä tai mistä löytyy vapaa tila neuvottelun jatkamiselle.

Aula on täysin miehittämätön ja vierailijoiden hallintaprosessi tapahtuu aulassa sijaitsevan vierailija-automaatin avulla. Vieras kertoo automaatille, mihin yritykseen hän on menossa, kenet hän haluaa tavata ja kuka vierailija itse on. Kun ilmoittaudu-tägiä on klikattu, tieto saapuneesta vierailijasta kilahtaa isännän puhelimeen tekstiviestillä.

Kokoukseen kutsutulle vieraalle voidaan kalenterikutsun yhteydessä lähettää saapumis- ja parkkeerausohjeet sekä karttalinkki, jotta navigointi kohteeseen olisi mahdollisimman jouhevaa.

Vieras voi näyttää kutsun QR-koodin vierailija-automaatille täysin näyttöä koskematta. Automaatti tunnistaa isännän sekä vieraan ja lähettää automaattisesti isännälle saapumisilmoituksen samalla ohjeistaen vierasta odottamaan aulassa. Älykkäässä toimitilassa data liikkuu eri järjestelmien välillä. Esimerkiksi keittiö vastaanottaa tarjoilutilaukset Juveneksen tilaustenhallintaportaaliin kautta, ja haluttu palvelu toimitetaan oikea-aikaisesti oikeaan paikkaan.

Yritykset haluavat dataa siitä, miten toimistolle paluun jälkeen työpisteitä ja myös muita tiloja todellisuudessa käytetään. Kovien tehokkuusmittareiden rinnalle ovat nousemassa myös pehmeämmät kokemusmittarit.

Järjestelmän keräämän datan avulla työympäristöjä voidaan muokata vastaamaan aikaisempaa paremmin työntekijöiden muuttuvia tarpeita. Voidaan suoraan selvittää, onko tiloja liikaa vai liian vähän, mitkä tilat ovat suosittuja ja mitä tiloja käytetään vähemmän.