PostNordilla siirryttiin etätyökauden kautta hybiridityön aikakauteen Taitorin ovenpielinäyttöjen avustuksella.
PostNordin pääkonttori muutti syksyllä 2021 Pasilassa sijaitsevaan Triplan Workery West -toimistokeskittymään, sillä Vantaalla sijaitsevat vanhat toimitilat eivät enää vastanneet yrityksen ja työntekijöiden muuttuneisiin tarpeisiin.
“Vaikka vanhat tilat olivat ihan mukavat, kulkuyhteydet olivat huonot eikä lähipalveluita juuri ollut. Sitten tuli korona ja vei kaikki ihmiset kotiin työskentelemään eli toimistomme oli etätyösuosituksen vuoksi tyhjillään. Ajattelimme, että on oikea aika luopua vanhasta ja etsiä henkilöstöllemme uudet, houkuttelevat tilat. Halusimme, että toimistollemme on helppo tulla, tilat tukevat uutta hybridityöskentelymallia ja niihin on mukava tuoda myös asiakkaita sekä sidosryhmiä. Ja toki halusimme myös sellaiset tilat, joista voimme itse olla ylpeitä”, kertoo PostNordin Head of People and Communications Katja Luotola.
Etätyösuosituksen poistumisen myötä postnordilaiset ovat palanneet uuteen normaaliin, hybridityömalliin, jossa etä- ja lähityötä voi tehdä joustavasti.
“Uudella pääkonttorilla kaikki työpisteet ovat flex-paikkoja, eikä omia työpisteitä ole jokaiselle työntekijälle. Jokainen tiimi sopii omat frekvenssinsä miten usein toimistolla käydään. Tarpeet vaihtelevat henkilökohtaisten tarpeiden mukaan, yksi käy joka päivä, toinen kerran kuussa.”
Ero on radikaali vanhaan malliin nähden, jossa etäpäiviä saattoi olla vain kerran viikossa, enemmänkin poikkeuksena normaalin seassa.
“Olemme hakeneet tasapainoa siitä, mikä kellekin sopii ja minkälainen jousto on hyvä. Sekä miten paljon tarvitaan omaa työyhteisöä sekä toisten kohtaamisia. Tällä hetkellä kannustamme, että toimistolle tullaan noin kaksi kertaa viikossa, mutta jokainen tiimi pohtii itse miten on hyvä toimia. Koulutamme esihenkilötämme myös siihen, että huomataan riskejä joita etätyömalliin liittyy. Jos ihmiskontaktit ja yhteistyö muiden kanssa jäävät vähille tai yhteistyö alkaa rakoilla, kasvokkaiset kohtaamiset saattavat auttaa eteenpäin”, Luotola kertoo.
Taitorin ovenpielinäytöt tuovat helppoa ja joustavaa hybridityöarkea PostNordin pääkonttorille
Uuteen pääkonttoriin muuttamisen seurauksena PostNordin tiloihin tarvittiin monia uusia laitteita ja Taitori pystyi osaltaan vastaamaan yhteen selkeään tarpeeseen: helppokäyttöiset ovenpielinäytöt. Pääkonttorin tilat ovat päätoimipiste noin 120 postnordilaiselle, ja kerrallaan toimistolla työskentelee päivittäin 15-50 ihmistä.
Neuvotteluhuoneita tiloissa on kuusi ja lisäksi tiloista löytyy suurempi avokonttoritila, lukusalimainen lasiseinillä erotettu hiljainen tila, kaksi varattavaa pienempää tilaa ja Framery-puhelinkoppi.
“Me tiedettiin tarkkaan mitä halusimme: helppokäyttöiset ovenpielinäytöt, joista näkee heti tilan varaustilanteen. Ja, että laitteet ovat yhteydessä meidän Outlookin kautta tapahtuvaan neukkarivaraukseen. Kun uuteen normaaliin on palattu ja toimistollamme käydään taas säännöllisen epäsäännöllisesti niin halusimme helpon ja joustavan tavan tilojemme käyttöön. Meille oli tärkeää, että neukkarit voidaan varata myös hetken mielijohteesta. Ad hoc -ominaisuus on ihan ehdoton. Monesti huomataan, että olemme varanneet teams-palaverin vaikka kaikki henkilöt ovatkin toimistolla. Nyt ei tarvitse mennä aina Outlookiin vaan voi olla nopeampaa mennä suoraan ovenpielinäytön luo ja saat saman tien varattua neukkarin omaan käyttöön”, Luotola kertoo.
Ovenpielinäytöt ovat olleet käytössä syksystä 2019 asti ja toimineet asiakkaan näkökulmasta hyvin:
“Laitteet ovat toimineet kuten halusimme, Outlook-integraatio on ollut hyvä meidän kokoiselle organisaatiolle”, kertoo PostNordin IT-spesialisti Harri Parviainen.
“Ylipäätään me ollaan oltu tyytyväisiä tuotteeseen, se on toiminut niin kuin luvattiin ja vastaa siihen tarpeeseen, josta meillä oli aika tarkka ajatus jo valmiiksi.”
“Käyttäjänäkökulmasta voin ehdottomasti suositella muillekin yrityksille”, Luotola lisää.
Loppuun kysymys, miten PostNordilla nähdään toimitilojen rooli ja tulevaisuus?
“Meille uusi pääkonttori on ennen kaikkea kohtaamispaikka. Toisille se on paikka, jossa voi tehdä rauhallisemmin ja ergonomisemmin töitä, mutta useimmille meidän uudet tilat ovat kohtaamispaikka jonne sovitaan palavereita ja sitten kun toimistolle tullaan niin käydään muiden kanssa yhdessä lounaalla tai otetaan kahvittelupalavereita.”
”Olemme huomanneet, että kun paikalla on enemmän väkeä niin neukkarimme ovat aina varattuina – eli toimistolla vietetyssä ajassa korostuu selkeästi yhdessä tekeminen.”
”Ennen muuttoa osallistimme myös omat työntekijämme sekä mietimme näitä asioita yhdessä työtila-ammattilaisen kanssa yhteisissä workshopeissa. Tilat ovat työntekijöitämme varten ja koimme tärkeäksi ottaa heidät mukaan keskusteluun.”
Toimitilat ovat siis postnordilaisille paikka, jossa tehdään yhteistyötä ja jolla on myös työpaikan yhteishenkeen sekä työhyvinvointiin suuri vaikutus:
“Teams-palavereiden kautta on usein hankalampaa kohdata kollegoita tai keskustella muistakin kuin työasioista. Yhteishengen ylläpitäminen vaatii myös vapaamuotoisempaa juttelua ja kanssakäymistä.
Myös työyhteisöön sitoutuminen olisi vaikeampaa, jos ihmiset eivät koskaan kohtaisi kasvokkain. On tärkeää, että meillä on sellaiset tilat, joihin ihmiset haluavat tulla ja ne palvelevat työntekijöidemme erilaisia nykytarpeita”, Luotola summaa.
