Taitorin älytoimistoratkaisut ovat Retta Group Oy:n uudella pääkonttorilla apuna noin 350 hybridityöläisen arjessa.
Retta Group Oy on Pohjoismaiden suurin asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen sekä hallintaan erikoistunut asiantuntijapalvelukonserni, joka tuottaa asiakkailleen kokonaisvaltaisia palveluita ja ratkaisuja asumisen ja toimitilasektorin kiinteistöpalveluissa.
Rettan asiakkaita ovat asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöt, kiinteistö-, asunto- ja toimitilakohteiden yksityiset ja julkiset omistajat ja käyttäjät sekä rahastoyhtiöt, pankit ja monet muut kiinteistösektorin toimijat sekä kuluttajat.
Lähtötilanne
“Kun tulin itse taloon noin kolmisen vuotta sitten, etätyömallista sekä etätyökulttuurista meillä oli keskusteltu ja tehty linjauksia siitä, minkälaista etätyö voisi olla, mutta etätyökulttuuria meillä ei ollut vielä olemassa. Sitten tuli korona ja siirsi kaikki kotiin”, kertoo Rettan ICT manager Ilkka Kemppainen.
Oli onni onnettomuudessa, että koronan iskiessä yrityksessä oli Teamsin ja Office365-etätyökalujen jalkautus käynnissä. Koronan aikaan yrityksessä tehtiin monenlaisia toimistomuutosratkaisuja ja uuden pääkonttorin etsintä käynnistyi. Vanha pääkonttori sijaitsi pääkaupunkiseudulla kahdessa eri osoitteessa ja muuttuneen tilanteen takia koettiin, että yksi tila riittää mainiosti omille työntekijöille.
Pilotoinnin kautta tositoimiin
Uudet tilat pääkonttorille löytyivät kesällä 2022 Helsingin Pitäjämäestä ja samalla alkoi kattava remontti, jossa kokonainen kerros revittiin auki vessoineen, väliseinineen ja välikattoineen.
“Etukäteen oli tiedossa, että uudessa pääkonttorissa ei tule olemaan kaikille näytöillä ja telakoilla varustettuja työpisteitä yhtäaikaisesti käytössä. Vaikkakin tilat on rakennettu siten, että jos otamme kaikki neukkarit, vetäytymistilat ja penkit käyttöön niin mahdumme koko porukalla kyllä sinne.”
Rettalla oltiin pilotoitu aiemmin Taitorin toiminnallisuutta vanhassa pääkonttorissa kahden neukkarin ja pienen pilottialueen voimin. Työntekijöitä pyydettiin testaamaan ja kokeilemaan miten järjestelmä toimii, mutta korona-ajan takia pilotointi jäi lopulta suhteellisen vähälle. Tilavarausten tekemistä päästiin kuitenkin jo kokeilemaan mm. QR-koodeilla.
“Pääkonttorin suunnitteluvaiheessa tuli selväksi myös, että meillä täytyy olla jonkinlainen varausjärjestelmä tai ratkaisu siihen miten työntekijät käyttävät meidän uusia tiloja, koska henkilökohtaisia paikkoja ei kaikille ole. Taitori oli meille luonteva vaihtoehto. Me tutkittiin muitakin markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja järjestelmiä, mutta Taitorin kanssa oltiin keskusteluissa jo pitkällä ja olimme päässeet kokeilemaan järjestelmää ihan käytännönkin osalta, joten valinta oli lopulta helppo”, Kemppainen avaa.
Rettan uudessa pääkonttorissa työntekijät valitsevat itse miten ja missä töitä tehdään
Paluu toimistolle ja uusi normaali hybridityön aikakautena on Rettassa otettu vastaan pääosin hyvin. Aikaisemmin yrityksen politiikka oli, että 60 % työajasta olisi hyvä olla toimistolla. Yksi syy tähän oli uuden pääkonttorin avaaminen, tiloihin tehtiin isoja investointeja ja luonnollisesti haluttiin, että ihmiset viettävät aikaa uusissa tiloissa.
“Nyt kun ollaan muutettu uuteen toimistoon niin olemme huomanneet, että kyllä siellä porukkaa käy. Ihmiset ovat ottaneet hyvin vastaan uudet tilat ja ne ovat viihtyisät. Toukokuussa yrityksen politiikkaa muutettiin uudelleen siten, että vähintään yksi päivä viikosta olisi hyvä olla toimistolla. Eli itseasiassa suosituksia vähän kevennettiin”, Kemppainen kertoo.
Pääkonttorin roolin Rettalle ja rettalaisille Kemppainen kokee erittäin tärkeänä:
“Ihmisten, jotka tekevät yhdessä töitä, pitää olla läsnä yhdessä. Sen huomaa ihan omastakin työkäyttäytymisestä, että vaikka etätöistä pidänkin, niin kyllä toimistolle ihan mielellään aina lähtee. Tottakai se vaatii työyhteisöltä hieman järjestelyjä: tiimin kanssa sovitaan milloin toimistolla ollaan tai esimiehet saavat nähdä vähän vaivaa, että ihmiset tulevat toimistolle. Mutta se työ kannattaa, järjestetään yhteisiä lounaita, kahvihetkiä tai jotain muuta että laumaantumista tapahtuu. Kukaan ei ole toistaiseksi valittanut, että olipa tyhmää mennä toimistolle tapaamaan työkavereita.”
”Minusta kaikkein parasta tässä uudessa työnteon mallissa on se, että jokainen voi itse valita kuinka työtään tekee. Etänä voidaan mahdollisesti keskittyä tietynlaiseen työn tekemiseen paremmin, mutta jos toimistolle halutaan mennä, niin sen on oltava oikeasti kiva sekä viihtyisä ja tilojen oltava toimivat.”
Uskon, että korona näytti meille että me osataan tehdä töitä missä tahansa me ollaan. Yhdessäolon tarve tulee työntekijästä, yksiköstä tai osastosta – tai yhteistöstä itsestään”, Kemppainen kertoo.
Tutustu Case Retta tilankäytön dataraporttiin: LATAA RAPORTTI TÄSTÄ (PDF)
Älytoimistoratkaisujen lisäksi Taitorin data ja raportit antavat faktaa siitä, miten tiloja oikeasti käytetään
Kun rettalaiset muuttivat uuteen pääkonttoriin, neukkareita ja työpisteitä oli määrällisesti sen verran, että varausjärjestelmä oli pakollinen. Nykyään ylivoimaisesti suosituinta on varata kännykällä itselleen työpiste QR-koodia käyttämällä.
“Uudelle pääkonttorille muutettiin 2023 vuodenvaihteessa ja meillä on nyt avoimet työpisteet kaikille. Voit valita vapaasti ja varata missä istut ja töitäsi teet ja me edellytetään kaikilta, että työpisteitä oikeasti varataan. Ihan kivuttomasti se ei ole kaikilla mennyt. Ne henkilöt, joilla oli omat toimistot ja työtilat edellisissä konttoreissa ovat selkeästi kipuilleet. Mutta tämä on tuttua ja samaa olen kuullut muistakin organisaatioista – me ollaan koronassa ja sen jälkimainingeissa kahlattu ja rämmitty samat ongelmat läpi kuin kaikki muutkin”, Kemppainen toteaa.
Ovenpielinäytöt ovat käytössä Rettalla ainoastaan asiakastiloissa, joissa on satsattu erityisesti tilojen sisustukseen.Asiakastiloja käyttävät muun muassa taloyhtiöiden hallitukset, jos näillä ei ole omia tiloja käytettävissä. Tilat on eriytetty rettalaisten omien työntekijöiden tiloista, joihin eivät ulkopuoliset henkilöt tai vieraat pääse.
Pääkonttorin sisäänkäynnistä löytyy myös suuri aulanäyttö, josta voi varata vapaana olevia työtiloja ja -pisteitä.
“Aulanäyttöä käytetään paljon ja ahkerasti. Kun uusia tiloja oli alkuun todella paljon, näytöllä oleva hyvä kartta auttoi meitä navigoimaan uusissa tiloissa ja löytämään missä mikäkin tila oli”, Kemppainen kertoo.
Taitorin tuottama data ohjaa päätöksien teossa
Noin puolen vuoden jälkeen muutosta Rettalla ollaan tutkittu myös Taitorin järjestelmän dataa tilojen käytöstä. Vaikka aikaväli ei ole vielä pitkä, jo nyt joitakin tiettyjä asioita on voitu todentaa, kuten esimerkiksi että ikkunanpuoleiset työpisteet ovat suositumpia kuin käytävänpuoleiset.
“Osa näistä asioista on toki itsestään selvyyksiä, mutta sekin tieto on nyt konkreettisesti olemassa, niin tottakai se auttaa meitä päätöksien teossa.”
“Meillä on tiloja, joissa on ollut erilaisia kalusteita tai siellä on ollut tekniikan kanssa haasteita, niin nyt me pystymme toteamaan, että niitä tiloja ei haluta käyttää. Ja se mikä huomataan myös, että vaikka kuinka sitä painotetaan niin kaikki eivät tiloja varaa siitä huolimatta. Vaikka data ei ole täydellistä, olemme kuitenkin huomanneet hyödyn jo siinä, että haluamme ohjata ihmisiä ja ohjeistaa sekä hieman patistaa työtilojen ja työpisteiden varaamiseen. Kaikki tämä tieto auttaa jatkossa yrityksen sisäisessä tila- ja henkilösuunnittelun tekemisessä.”
”Huono tilannehan voisi olla sellainen, että jos dataa ja raportointia ei hyödynnetä tai meidän työntekijät eivät toimi niin kuin ollaan sovittu, niin tiloissa voi olla kohta enemmän ihmisiä kuin sinne lopulta mahtuu. Myös asiakastiloissa olemme huomanneet, että joinakin piikkiaikoina tiloja ei ole tarpeeksi vapaana ja voi olla että tulevaisuudessa asiakastiloja tarvitaan lisää”.”
Taitorin tuottamaa dataa ja raportteja tilankäytöstä seurataan Rettalla siis ahkerasti. Jos joku tila ei ole käytössä, halutaan tietää miksi se ei ole käytössä. Ensimmäisenä tutkitaan asiaa ja sen jälkeen kysytään työntekijöiltä miksi tilaa ei haluta käyttää.
“Oma näkemys on, että raportointi ja datan käyttö tulee tulevaisuudessa yhä tärkeämmäksi. Trendinä on, että toimitiloja ei enää kasvateta vaan mennään yhä pienempiin, tehokkaampiin ja kompakteihimpiin tiloihin. Silloin datan käyttäminen sekä raportointi on äärimmäisenä tärkeää, jotta nähdään miten tilat toimivat tehokkaasti.”, kertoo Kemppainen.
Lopputulema
Rettan uudella pääkonttorilla on käytössä Taitorin tilavarausjärjestelmä, jonka kautta varataan 207 työpistettä sekä 34 neuvotteluhuonetta. Rettalla on 11 kpl ovenpielinäyttöä sekä suuri kosketusnäytöllinen aulanäyttö, joka visualisoi 3D-pohjakartalle tilojen reaaliaikaisen varaustilanteen sekä mahdollistaa tilavaraukset suoraan aulanäytöltä. Kokonaisuuteen kuuluvat myös Retta brändätyt käyttöliittymät sekä Taitori sovellukseen, että neukkareiden ovenpielinäyttöihin, integraatio O365 Exchangeen sekä SSO kertakirjautuminen.
- Valimotien pääkonttoriin on kirjattu noin 350 henkilöä, joilla on yhteensä 590 paikkaa tehdä töitä. Yksittäiset työpisteet on jätetty vapaaksi ja niihin voi mennä myös ad hocina.
- Eri alueilla ja tiimityötiloissa on yhteensä 207 varattavaa työpistettä, jotka on varustettu telakoilla, näytöillä ja näppäimistöillä
- Sisäiset neuvottelutilat, joissa yhteensä 23 tilaa, joissa 137 varattavaa paikkaa
- Vetäytymistilat ja hiljaisen tilan paikkoja esim. puhelinkoppeja, yhteensä 25 tilaa, joissa 34 paikkaa (ei varattavia)
- Asiakasneuvottelutilat, yhteensä 11 ovenpielinäytöllistä tilaa, joissa 83 paikkaa
- Tori eli työkahvila-torikonsepti, jossa noin 130 ei-varattavaa paikkaa
Siirtymä Taitorin älytoimistoratkaisuihin on ollut sujuvaa sillä käyttöönotto tehtiin pääasiallisesti yhdessä yössä muuton aikana.
”Pääkonttorillamme on nyt tilanvarausjärjestelmä, joka täyttää toistaiseksi tarpeemme ja näemme siinä paljon potentiaalia. Esimerkiksi automaation ja antureiden avulla näen, että saisimme koko järjestelmää vielä enemmän käyttäjäystävällisemmäksi. Se on kehityssuunta mihin varmasti katsotaan tulevaisuudessa.”.
Ja lopuksi, suosittelisitko Taitoria muille yrityksille?
“Erittäin lämpimästi. Ennen kaikkea se, että Taitori on pystynyt vastaamaan lähes kaikkiin tarpeisiin mitä meille on tullut vastaan. Toki järjestelmä ei ole täydellinen ja kaikkea pientä voidaan aina parantaa, mutta Taitorin suunnalta on reagoitu hyvin meidän ehdottamiin kehitystarpeisiin ja näin ollen yhteistyö on ollut helppoa. Myyntityö oli hyvää ja aikaisempi kokemus tuotteesta auttoi, tekniikka ja toiminnallisuus oli etukäteen tuttua”, Kemppainen summaa.
