Monetran Pirkanmaan työntekijämäärä kasvoi Korona-ajan etätyöjakson aikana rutkasti. Kun oli aika palata konttorille, heräsi kysymys, onko kaikille tilaa. Taitorin Työpistevarauksen data yllätti: tilaa oli ehkä turhankin paljon.
“Järjestelmä on moderni, käyttäjäystävällinen ja sen saa kätevästi myös kännykkään.”, kehuu Monetran ICT-palvelupäällikkö Päivi Röyskö.
Monetran Pirkanmaan toimipisteellä herättiin korona-aikana uuteen ongelmaan. Työntekijämäärä kasvoi pakollisen etätyöjakson aikana rutkasti. Kun oli aika palata konttorille, heräsi kysymys, onko kaikille tilaa. Monetra tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita Oulun, Tampereen, Kuopion ja Jyväskylän kaupungeille sekä neljälle sairaanhoitopiirille.
“Työpisteitä oli alle 200 ja henkilökuntaa jo yli 300”, kuvailee tilannetta Monetran ICT-palvelupäällikkö Päivi Röyskö.
Monetra lähti ratkomaan ongelmaa työpistevarausjärjestelmän avulla. Tiimi tutustui useampaan tarjokkaaseen, mutta Taitori vaikutti sopivimmilta.
“Se on moderni, käyttäjäystävällinen ja sen saa kätevästi myös kännykkään. Taitori myös kehittää ja päivittää järjestelmää.”, Röyskö perustelee.
Jokainen työntekijä näkee reaaliajassa, mitkä työpisteet ovat vapaina ja voi varata sieltä paikan aina, kun tarvitsee. Röyskö kiittelee erityisesti sitä, että vapaat paikat on helppo hahmottaa, koska Taitorin palvelu näyttää ne kartalla.
“Ei tarvitse tietää työpisteiden numeroita, vaan varaustilanteen hahmottaa yhdellä vilkaisulla. Itse käyn kerran viikossa toimistolla, ja varaan paikan yleensä samana aamuna tai viimeistään siinä vaiheessa, kun laitan tavarani työpisteen pöydälle. ”
Röyskän mukaan järjestelmä on ehdottomasti hintansa väärti ja suurimmat säästöt ovat vasta tulossa. Monetra on nimittäin seurannut järjestelmän avulla tilojen päivittäistä käyttöastetta ja yllättynyt.
”Kyllä yllätti, kun saatiin oikeasti lukuja mutun sijaan. Selvisi, että normipäivinä käyttöaste on 20-30 prosenttia ja vilkkaimpana päivänä eli keskiviikkonakin 70-50 prosenttia. Tämä havainto on saanut meidät miettimään, pärjäisimmekö pienemmillä toimitiloilla. Sillä on aika isokin taloudellinen merkitys, kun olemme kivenheiton päässä Tampereen keskustasta.”
“Selvisi, että normipäivinä käyttöaste on 20-30 prosenttia ja vilkkaimpana päivänä eli keskiviikkonakin 70-50 prosenttia.”
Röyskä mukaan yksi parhaista ominaisuuksista raportoitavuus.
”Vakiona on tosi monta raporttia eli tietoja ei tarvitse lähteä raakadatasta keksimään: käyttöasteet, menneet varaukset, kuka on varannut mitäkin, varatuimmat päivät jne. Kaiken saa automaattisesti sähköpostiin niin usein kuin haluaa.”
Käyttöönotto sujui Röykön mukaan nopeasti ja kätevästi.
”Lähetimme heille pohjakuvat ja kerroimme toimipisteiden osoitteet ja numeroimme pöydät. Vähällä päästiin.”
Taitorin varausjärjestelmän käyttäminen on niin helppoa, ettei henkilökuntaa tarvinnut erikseen kouluttaa.
”Riitti kirjalliset ohjeet, joilla henkilökuntamme pärjäsi hienosti. Ihmisiltä on tullut paljon kiitosta, että tätä on näppärä käyttää.”
Yhteistyö Taitorin kanssa on sujunut hyvin.
”Tuesta saa vastauksen nopeasti, jos jotain ongelmaa tulee. Puolen vuoden välein on seurantapalaverit, joissa kuunnellaan meidän toiveita.”
Taitorin järjestelmä on käytössä Tampereen lisäksi Monetran Oulun toimipisteessä, joka on siirtymässä syksyn aikana pienempiin tiloihin. Ouluun tarvittiin tilojen pienentyessä järjestelmä, että ihmiset tietävät, onko työpaikalla tilaa.
Monetra on ottamassa Taitorin varausjärjestelmää käyttöön myös autopaikkojen varaukseen.
”Taitorin porukka lähti todella nopeasti rakentamaan sitä ja kertomaan, mikä on mahdollista ja mikä ei. Meille tulee palvelu, josta autopaikan voi varata kartalta ja saamme raportit paikkojen käytöstä kerran kuussa. Veloitamme työntekijöitä autopaikkojen käytöstä ja tämä järjestelmä helpottaa myös sitä.”
