Mediatalo Otavamedian seitsemänkerroksinen viestintätalo sijaitsee Helsingin Pasilassa. Talossa on yhteensä noin 200 työntekijää ja noin 20 neuvotteluhuonetta. Neuvotteluhuoneiden ja tarjoilujen varaukset tehdään Taitorin avulla. Taitori tekee varaamisesta aiempaa helpompaa ja läpinäkyvämpää.

Otavamedian yhteistyö Taitorin kanssa alkoi vuoden 2017 syksyllä. Taitorin varausjärjestelmästä löytyy neuvottelutilojen listaukset, joiden avulla varaaminen onnistuu kätevästi. Järjestelmää voi käyttää sekä webbikäyttöliittymällä että suoraan Outlookista. Neuvotteluhuoneiden ulkopuolella on tilanvarausjärjestelmän kanssa synkronoidusti toimivat näytöt, joista voidaan tarkastella, onko tila vapaa vai varattu.

– Tilanvaraukset tehdään usein jo suoraan Outlookissa. Neuvotteluhuoneiden ulkopuolelta näkee selvästi, onko tila vapaa vai varattu, kertoo Otava-konsernin tietohallintopäällikkö Mikko Lehtinen.

Helppokäyttöisyyden järjestelmä ja uudet laitteet

Lehtinen kokee, että Taitorin ansiosta tilanvaraukset ja niihin liittyvät asiat ovat nyt aiempaa visuaalisemmin esillä. Se tekee kokonaisuuden hahmottamisesta ja varauksien tekemisestä kokonaisuutena helpompaa.

– Odotimme Taitorilta helppokäyttöisyyttä sekä sitä, että pääsisimme käyttämään moderneja välineitä. Molemmat ovat kyllä toteutuneet, Lehtinen kiteyttää.

Tarjoilut voi varata samalla kertaa vaikka kätevästi kännykällä

Samaan aikaan tilanvarauksen tekemisen kanssa voidaan neuvotteluhuoneeseen tilata myös tarjoilut. Varaus ja tarjoilujen tilaus on helppo tehdä tiukemmallakin aikataululla.

– Ilman Taitoria neuvotteluhuoneen varaaminen esimerkiksi tien päältä olisi vaikeaa. Mitään tarjoiluja sinne ei ainakaan saisi samalla tilattua, Lehtinen toteaa.

– Toisaalta neuvotteluhuoneiden ikkunoiden takana kävisi varmasti nykyistä enemmän koputtelijoita ja katselijoita tarkistamassa, että olikos tämä huone nyt varattu vai ei, Lehtinen jatkaa.